Werkgroep Beheer (Suite) – Embrace

Het succes van een Embrace intranet hangt samen met hoe goed de omgeving na projectfase beheerd wordt. Het bedenken en borgen van hoe het intranet na livegang beheerd zal worden is dus erg belangrijk.
De werkgroep Beheer is verantwoordelijk voor het opstellen en handhaven van een beheerorganisatie. Een beheerorganisatie bestaat uit verschillende rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden.

Onderdelen in dit artikel komen ook terug in het op te stellen beheerplan.

➡️ Beheerorganisatie

Stel tijdens het project een beheerorganisatie vast voor na livegang. Wie heeft welke rol met betrekking tot het platform en welke verantwoordelijkheden en taken horen daarbij?
Denk hierbij aan het actueel houden van de informatie op het intranet, het "schoonhouden" van het platform, maar bijvoorbeeld ook het actueel houden van de software-updates.
De beheerorganisatie blijft een gremium binnen de organisatie en is gezamenlijk verantwoordelijk voor het intranet. Zij komen regelmatig bij elkaar om de voortgang van het intranet te bespreken en het succes ervan te waarborgen en te bewaken. Gemaakte afspraken rondom het platform worden vastgelegd in een beheerplan. Hiermee wordt onduidelijkheid voorkomen wanneer betrokkenen uit dienst gaan of anderzijds (langere tijd) afwezig.

In onderstaande tabel staan een aantal rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden als voorbeeld:

Rol	Verantwoordelijkheden
Applicatiebeheerder	In samenwerking met Embrace verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van koppelingen met het intranet en het testen en uitrollen van nieuwe software-updates.
Communitymanager	Verantwoordelijk voor het begeleiden van gebruikers op het intranet. Wijst gebruikers de weg bij het stellen van vragen op de juiste plaats, houdt het intranet actief en levendig, modereert berichten indien nodig.
Technisch beheerder	In samenwerking met Embrace verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van de technische werking van het intranet.
Groepsbeheerder	Na oprichting van een groep verantwoordelijk voor de content (tijdlijn, documenten en pages) en instellingen van de groep. Modereert berichten van de groep indien nodig.
Contentcoördinator	Verantwoordelijk voor de coördinatie voor het plaatsen van statische content op de juiste plaatsen (menubalk).
Contentbeheerder	Verantwoordelijk voor het beheren van de geplaatste statische content (menubalk).
Contenteigenaar	Verantwoordelijk voor de inhoud van de statische content.

✍️ To do: Stel een beheerorganisatie op

Stel gezamenlijk een beheerorganisatie op. Bedenk daarbij wie de stakeholders zijn met betrekking tot het intranet en welke rollen, verantwoordelijkheden, bijbehorende taken en welke rechten hij/zij heeft / zij hebben. Maak het zo concreet mogelijk.

Bedenk daarbij ook welke afdeling eigenaar is van het platform en welke persoon of functie eindverantwoordelijk is voor zaken als inhoud, applicatie en budget.

Onderstaande tabel is een voorbeeld en kan daarbij helpen:

Rol	Wie	Verantwoordelijkheden	Taken	Rechten
Applicatiebeheerder		Stuurt op inhoudelijke doelstellingen en concrete resultaten Beleid en kaders voor intranet(toepassingen) en besluitvorming voorbereiden Doorontwikkeling Bepalen en uitgeven van autorisatie (wie heeft welke toegang tot het platform) Opstellen van (jaar- of incidentele project-) plannen en -begrotingen	Releasenotes van Embrace lezen en afstemmen Testen van nieuwe releases Updates en nieuwe modules begeleiden	Omgevingsbeheerder Embrace Administrator CMS
Functioneel / technisch beheerder		Afstemming met applicatiebeheerder bij aanpassingen aan systemen en netwerk die gevolgen kunnen hebben voor het intranet.
Communitymanager		Zorgen voor omarming en gebruik van het intranet Schoonhouden van het platform Het continu waarborgen van en streven naar meerwaarde van het intranet voor de organisatie. Monitoren op naleven gedragsregels Zorgdragen voor voldoende kennis mbt het gebruik van Embrace binnen de organisatie Ondersteunen van de gedragsverandering die komt kijken bij het werken met een sociaal intranet	Vragen collega’s beantwoorden Collega's en ambassadeurs begeleiden, motiveren en activeren. Stimuleren van plaatsenvan berichten en het reageren hierop. Het archiveren van inactieve groepen. Analyseren en evalueren van content, (nieuwe) functionaliteiten en statistieken. Samen met applicatiebeheerder zorgen voor doorontwikkeling van het platform.	Omgevingsbeheerder Embrace Administrator CMS
Ambassadeur(s)		Regelmatige plaatsing van content op het intranet Signaleren van geluiden over het intranet uit het werkveld Kennisdeling met betrekking tot functioneel gebruik van het intranet	Enthousiasmeren en activeren van andere eindgebruikers Regelmatig delen van content (het goede voorbeeld geven) Delen van tips, tricks en uitleg over het gebruik van het intranet
Contentcoördinator		Hoofdredactie van de statische intranet content Bewaken kwaliteit content als geheel Zorgdragen voor nieuws, verhalen en teaminformatie	Opstellen, plaatsen, aanpassen en laten plaatsen/aanpassen nieuws en statische content Instructie CMS Suite aan contentbeheerders Bewaakt inhoud op actualiteit en spoort contentbeheerders aan pagina's te herzien indien nodig.	Administrator CMS
Contentbeheerder(s)		Redactie van de aan hen aangewezen statische pagina's	Pagina's actueel en volledig houden Bijhouden van wijzigingen	Editor CMS
Contenteigenaren		Inhoudelijke kennishouder van de statische content	Afstemmen van wijzigingen in statische pagina's met contentbeheerders
Groepsbeheerders		Aankleding en inrichting van de groep Positioneren van de groep Toezien op naleven gedragsregels Toezien op naleven groepsdoelstellingen	Monitoren berichten en leden Activeren van groepsleden Verbinden van groepsleden	Groepsbeheer

➡️Doelen

Met het nadenken over het beheer van het intranet, is het ook essentieel na te denken over welke plaats het intranet inneemt in de organisatie en het applicatielandschap van de organisatie. En welk doel het intranet dient. Pas wanneer het doel en de functie van het intranet helder is, kun je hierop gaan sturen en daarmee de interne stakeholders echt in hun rol zetten.

✍️ To do: Doelstellingen formuleren

Formuleer doelstellingen voor het intranet
Bedenk welke doelgroepen er zijn (alle medewerkers, teamleiders, bestuur, ambassadeurs, etc)
Maak doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden)
Vertaal doelen naar succesfactoren en KPI's, zodat ze meetbaar zijn.

➡️Beleid en richtlijnen

Content vormt een groot en essentieel onderdeel van het intranet. Content groeit met het intranet mee. Door de jaren heen zullen er steeds meer pagina's bij komen, zullen structuren herzien worden en pagina's worden aangepast. De kans is groot dat dit niet altijd zal gebeuren door dezelfde mensen die initieel bij het project betrokken waren.
Dat maakt het noodzakelijk na te denken over contentbeleid en richtlijnen vast te leggen over hoe content vormgegeven en beheerd wordt.

Denk hierbij aan de schrijfwijze (informeel/formeel, jij/u, tussenkopjes, opmaak), herziendata, etc.

Overkoepelend is het helpend vast te leggen welk onderdeel binnen Embrace waarvoor gebruikt wordt, bijvoorbeeld:

Aan welke criteria moet een organisatienieuwsbericht voldoen?
Wanneer start je een groep?
Waarvoor gebruik je chat (en wanneer MS Teams)?
Wanneer gebruik je de takenmodule?
Wanneer gebruik je e-mail en wanneer het intranet?

Leg ook deze keuzes vast in een beheerplan. En leef deze na.

➡️Gedragsregels

Hoe gaan jullie met elkaar om op het intranet? Welke toon is gewenst en wat is ongewenst? Wat wordt verwacht van een deelnemer aan het intranet? Denk bijvoorbeeld aan een goed gevuld profiel, zorgvuldig gebruik van de tijdlijn, respect over en weer, een veilige omgeving, etc.

Neem deze gedragsregels op in het beheerplan en geef deze een plek op het intranet.

➡️Beheerplan

Het nadenken over het beheer van het platform is één. Het vastleggen en naleven van de keuzes is een tweede. En ontzettend belangrijk. Het intranet gaat vaak langer mee bij een organisatie dan de initieel betrokken projectleden. Kennis en gedachtegoed gaat daarmee vaak na verloop van tijd verloren, waarna het intranet vaak steeds meer aan waarde verliest.

Denk daarom niet alleen na over de te nemen beslissingen rondom beheer, maar leg ze ook daadwerkelijk vast én maak er iemand verantwoordelijk voor de naleving ervan.

✍️ To do: Beheerplan opstellen

Stel gezamenlijk met de werkgroep Beheer een beheerplan op.

Hoofdstukken die hierin terug horen te komen zijn:

Uitgangspunten
Doelstellingen
Doelgroepen
Rollen en verantwoordelijkheden
Beleid en richtlijnen
Voortgangbewaking en overleg

Zie ook voorbeeld Beheerplan (bijlage).

➡️Omgevingsbeheer

import groepen/gebruikers
import telefoongids

Beheerplan Embrace intranet (Suite).docx
300 kB Downloaden