Het succes van een Embrace intranet hangt samen met hoe goed de omgeving na projectfase beheerd wordt. Het bedenken en borgen van hoe het intranet na livegang beheerd zal worden is dus erg belangrijk.
De werkgroep Beheer is verantwoordelijk voor het opstellen en handhaven van een beheerorganisatie. Een beheerorganisatie bestaat uit verschillende rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden.
Onderdelen in dit artikel komen ook terug in het op te stellen beheerplan.
➡️ Beheerorganisatie
Stel tijdens het project een beheerorganisatie vast voor na livegang. Wie heeft welke rol met betrekking tot het platform en welke verantwoordelijkheden en taken horen daarbij?
Denk hierbij aan het actueel houden van de informatie op het intranet, het "schoonhouden" van het platform, maar bijvoorbeeld ook het actueel houden van de software-updates.
De beheerorganisatie blijft een gremium binnen de organisatie en is gezamenlijk verantwoordelijk voor het intranet. Zij komen regelmatig bij elkaar om de voortgang van het intranet te bespreken en het succes ervan te waarborgen en te bewaken. Gemaakte afspraken rondom het platform worden vastgelegd in een beheerplan. Hiermee wordt onduidelijkheid voorkomen wanneer betrokkenen uit dienst gaan of anderzijds (langere tijd) afwezig.
In onderstaande tabel staan een aantal rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden als voorbeeld:
| Rol | Verantwoordelijkheden |
| Applicatiebeheerder | In samenwerking met Embrace verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van koppelingen met het intranet en het testen en uitrollen van nieuwe software-updates. |
| Communitymanager | Verantwoordelijk voor het begeleiden van gebruikers op het intranet. Wijst gebruikers de weg bij het stellen van vragen op de juiste plaats, houdt het intranet actief en levendig, modereert berichten indien nodig. |
|
Technisch beheerder |
In samenwerking met Embrace verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van de technische werking van het intranet. |
| Groepsbeheerder | Na oprichting van een groep verantwoordelijk voor de content (tijdlijn, documenten en pages) en instellingen van de groep. Modereert berichten van de groep indien nodig. |
| Contentcoördinator | Verantwoordelijk voor de coördinatie voor het plaatsen van statische content op de juiste plaatsen (menubalk). |
| Contentbeheerder | Verantwoordelijk voor het beheren van de geplaatste statische content (menubalk). |
| Contenteigenaar | Verantwoordelijk voor de inhoud van de statische content. |
✍️ To do: Stel een beheerorganisatie op
Stel gezamenlijk een beheerorganisatie op. Bedenk daarbij wie de stakeholders zijn met betrekking tot het intranet en welke rollen, verantwoordelijkheden, bijbehorende taken en welke rechten hij/zij heeft / zij hebben. Maak het zo concreet mogelijk.
Bedenk daarbij ook welke afdeling eigenaar is van het platform en welke persoon of functie eindverantwoordelijk is voor zaken als inhoud, applicatie en budget.
Onderstaande tabel is een voorbeeld en kan daarbij helpen:
| Rol | Wie | Verantwoordelijkheden | Taken | Rechten |
| Applicatiebeheerder |
|
|
|
|
| Functioneel / technisch beheerder |
|
|||
| Communitymanager |
|
|
|
|
| Ambassadeur(s) |
|
|
||
| Contentcoördinator |
|
|
|
|
| Contentbeheerder(s) |
|
|
|
|
| Contenteigenaren |
|
|
|
|
| Groepsbeheerders |
|
|
|
➡️Doelen
Met het nadenken over het beheer van het intranet, is het ook essentieel na te denken over welke plaats het intranet inneemt in de organisatie en het applicatielandschap van de organisatie. En welk doel het intranet dient. Pas wanneer het doel en de functie van het intranet helder is, kun je hierop gaan sturen en daarmee de interne stakeholders echt in hun rol zetten.
✍️ To do: Doelstellingen formuleren
- Formuleer doelstellingen voor het intranet
- Bedenk welke doelgroepen er zijn (alle medewerkers, teamleiders, bestuur, ambassadeurs, etc)
- Maak doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden)
- Vertaal doelen naar succesfactoren en KPI's, zodat ze meetbaar zijn.
➡️Beleid en richtlijnen
Content vormt een groot en essentieel onderdeel van het intranet. Content groeit met het intranet mee. Door de jaren heen zullen er steeds meer pagina's bij komen, zullen structuren herzien worden en pagina's worden aangepast. De kans is groot dat dit niet altijd zal gebeuren door dezelfde mensen die initieel bij het project betrokken waren.
Dat maakt het noodzakelijk na te denken over contentbeleid en richtlijnen vast te leggen over hoe content vormgegeven en beheerd wordt.
Denk hierbij aan de schrijfwijze (informeel/formeel, jij/u, tussenkopjes, opmaak), herziendata, etc.
Overkoepelend is het helpend vast te leggen welk onderdeel binnen Embrace waarvoor gebruikt wordt, bijvoorbeeld:
- Aan welke criteria moet een organisatienieuwsbericht voldoen?
- Wanneer start je een groep?
- Waarvoor gebruik je chat (en wanneer MS Teams)?
- Wanneer gebruik je de takenmodule?
- Wanneer gebruik je e-mail en wanneer het intranet?
Leg ook deze keuzes vast in een beheerplan. En leef deze na.
➡️Gedragsregels
Hoe gaan jullie met elkaar om op het intranet? Welke toon is gewenst en wat is ongewenst? Wat wordt verwacht van een deelnemer aan het intranet? Denk bijvoorbeeld aan een goed gevuld profiel, zorgvuldig gebruik van de tijdlijn, respect over en weer, een veilige omgeving, etc.
Neem deze gedragsregels op in het beheerplan en geef deze een plek op het intranet.
➡️Beheerplan
Het nadenken over het beheer van het platform is één. Het vastleggen en naleven van de keuzes is een tweede. En ontzettend belangrijk. Het intranet gaat vaak langer mee bij een organisatie dan de initieel betrokken projectleden. Kennis en gedachtegoed gaat daarmee vaak na verloop van tijd verloren, waarna het intranet vaak steeds meer aan waarde verliest.
Denk daarom niet alleen na over de te nemen beslissingen rondom beheer, maar leg ze ook daadwerkelijk vast én maak er iemand verantwoordelijk voor de naleving ervan.
✍️ To do: Beheerplan opstellen
Stel gezamenlijk met de werkgroep Beheer een beheerplan op.
Hoofdstukken die hierin terug horen te komen zijn:
- Uitgangspunten
- Doelstellingen
- Doelgroepen
- Rollen en verantwoordelijkheden
- Beleid en richtlijnen
- Voortgangbewaking en overleg
Zie ook voorbeeld Beheerplan (bijlage).
➡️Omgevingsbeheer
- import groepen/gebruikers
- import telefoongids