Werkgroep Communicatie & Adoptie (Suite)

Communicatieplan

✍️ To do - Communicatieplan

Zorg dat jullie in een vroeg stadium van het project aan de slag gaan met een duidelijk communicatieplan. Belangrijke onderdelen hierin (kunnen) zijn:

• Uitgangspunten van het project (doelstellingen, etc)
• Communicatiestrategie 
• Eventuele afhankelijkheden andere projecten
• Communicatieplanning

Hieronder vind je wat aanknopingspunten: 

🔹 Begin op tijd

Zorg ervoor dat je vanaf de start van de implementatie de organisatie betrekt en informeert over wat ze kunnen verwachten. Verandering zorgt ook voor weerstand. Geef je collega's daarom de tijd om langzaam te wennen aan de veranderingen. 

🔹 Waarom? 

Om verandering te accepteren is het belangrijk dat de organisatie begrijpt waarom ervoor gekozen is om nieuwe software te implementeren. Wat zijn de voordelen voor de organisatie? Op welke manier draagt de nieuwe software bij aan jullie doelstellingen? Wat zijn de voordelen voor individuele collega's? Voor het creëren van voldoende draagvlak, is het belangrijk dat je de organisatie hierover informeert en er waar mogelijk actief bij betrekt.

🔹 Informeren en communiceren 

Zorg ervoor dat je de organisatie tijdens de implementatiefase doorlopend informeert en op de hoogte houdt van tussentijdse resultaten en successen. Dit kan op verschillende manieren en via verschillende kanalen. Stel hiervoor een communicatiekalender op waarin je benoemt welke communicatie-uiting je op welk moment, via welk kanaal en met welk doel deelt. Middelen die je hier bijvoorbeeld voor in kan zetten: 

• Updates via intranet
• Bijpraatsessies leidinggevenden 
• Digitale nieuwsbrief
• Inloopsessies (evt. remote) om collega's alvast kennis te laten maken met de nieuwe software 
• Eindgebruikers betrekken bij testsessies 

🔹 Een betrokken MT

Zorg in een vroeg stadium al voor betrokkenheid binnen de directie en/of het MT. Zij hebben een belangrijke voorbeeldfunctie op het nieuwe intranet en zijn daarmee een belangrijke schakel in de adoptiefase. Deel met hen "het verhaal" van het intranet en waarom jullie als organisatie dit platform omarmen. Zorg ervoor dat zij het platform gaan uitdragen als hét primaire communicatiekanaal binnen de organisatie. Maak met hen ook afspraken over het gebruik van andere communicatiemiddelen zoals e-mail. 

💡 Marketingvoorbeelden richting livegang: 

• Aankondigen: posters op deuren/kantine, tipjes van de sluier via huidige intranet/personeelsblad/nieuwsbrief (what's in it for you), afteller op huidige intranet, (video)blog management, taart!
• Stickers met uitsnede voor gezicht op spiegels toiletten geplakt, met oproep 'zichtbaar' te zijn en je profiel te vullen
• Officiele aftrap door manager/bestuurslid/ambassadeursgroep/sinterklaas
• Fotobooth in kantine om ter plekke foto te laten maken
• Koffiebekers
• Banner voor workshops, feestelijke opening, intern congres
• Smoothies voor hele team/afdeling als alle profielen gevuld zijn
• @sneeuwbaluitdagingen om profielen te vullen (ik nomineer @.... en @... om een profielfoto te uploaden)

💡 Marketingvoorbeelden na livegang

• Korte infographic 'quick guide' (meerdere voorbeelden beschikbaar van klanten) delen op dag van livegang via verschillende kanalen (mail, op bureau neerleggen, in kantine neerleggen, uiteraard prominent ergens op de homepage en later naar nieuwe medewerkers sturen bij eerste dag
• Maak een Helpdesk-groep aan met intranet tips en tricks. Vanuit hier kun je regelmatig tips delen over het gebruik van de software. Bijvoorbeeld:
  - Hoe vul ik mijn profiel?
  - Hoe deel ik mijn startpagina in?
  - Hoe stel ik mijn e-mailmeldingen in?
  Werk bijvoorbeeld ook met instructievideo's! 
  Deze groep kan tevens de plek zijn voor gebruikers om vragen (aan elkaar) te stellen. 
• Workshops (op locatie) organiseren, aansluiten bij teamoverleggen. Probeer hier geen inloopsessie van te maken, over het algemeen werken deze sessies niet (qua opkomst) maar laat collega's zich inschrijven. 
• Na een jaar (via bijvoorbeeld mooie infographic) de organisatie informeren hoe 'het loopt', met cijfers over het gebruik van het nieuwe platform.

Ambassadeurs

Werf voor het breder inzetten van je communicatie en adoptie ambassadeurs binnen je eigen organisatie. Zij kunnen je helpen de informatie over het intranet(project) verder in de organisatie te brengen én aan jullie terug te koppelen wat er speelt binnen de organisatie zodat je met het intranet daarop kunt inspelen. Je kunt ook aan hen toetsen of je op de goede weg bent met het intranet, of er nog dingen missen en/of misschien nog toegevoegd kunnen worden om het tot een (nog groter) succes te maken. De ambassadeursgroep functioneert dus ook gelijk als klankbord. 

✍️ To do - Ambassadeurs werven

Denk na over wie jij kunt gebruiken om het intranet(project) tot een succes te maken. Denk bijvoorbeeld aan mensen die "aanzien" hebben binnen de organisatie omdat ze al lang werkzaam zijn, een bepaalde functie hebben of simpelweg omdat ze leuk gevonden worden.

Denk ook aan mensen die jou meer zouden kunnen vertellen over wat er in de organisatie speelt, bijvoorbeeld op het gebied van interne communicatie. Zij kunnen een belangrijke informatiebron zijn van knelpunten of kansen om op in te spelen met het nieuwe intranet. 

Ambassadeurs kunnen je na livegang ook helpen met het beantwoorden van vragen vanuit de organisatie en het delen van tips en uitleg. 

Bovendien zorgt het werken met ambassadeurs ervoor dat het nieuwe intranet niet "van afdeling Communicatie" is, maar gezien wordt als van de gehele organisatie. 

Hieronder een aantal aanknopingspunten:

🔹 Betrek ambassadeurs

Wanneer je een mooie groep ambassadeurs bij elkaar hebt, is het van belang die actief te betrekken bij het intranet(project). Informeer hen actief over besluiten die genomen worden binnen de projectgroep. Geef hen eerder toegang tot een testgroep en laat ze vast werken op het platform. 

🔹 Zichtbare ambassadeurs

Zorg ervoor dat ambassadeurs zichtbaar zijn binnen de organisatie, zodat men weet wie er ambassadeur van het intranet is. Denk bijvoorbeeld aan een toegevoegd icoon aan profielfoto's en een vermelding in het profiel. Op deze manier weet de organisatie bij wie zij terecht kunnen met vragen en eventuele opmerkingen over het intranet. 

🔹 Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden 

Zorg ervoor dat er een duidelijke rolverdeling is binnen de ambassadeursgroep. Je zou bijvoorbeeld een 1 of 2 ambassadeurs verantwoordelijk kunnen maken voor het delen van tips en tricks, een aantal ambassadeurs verantwoordelijk kunnen maken voor het monitoren van berichten op het intranet en hen bij te laten sturen waar nodig. En een aantal ambassadeurs vragen laten beantwoorden in de Helpdeskgroep. 

🔹 Sterke binding, ook na livegang 

Zorg voor een sterke binding met je ambassadeurs. Kom regelmatig bij elkaar, ook wanneer de eerste periode na livegang voorbij is. Zij blijven belangrijke stakeholders op het gebied van adoptie, en dit kost tijd. Spreek in het beheerplan af eens per kwartaal bij elkaar te komen om de voortgang van het intranet te bespreken. 

Communitymanagement

Met het starten van een (nieuw) sociaal intranet, start je ook een nieuwe online community. Dit is een hele nieuwe manier van werken. Deze gedragsverandering kun je begeleiden door middel van communitymanagement. Communitymanagement is erg belangrijk voor het levendig, actueel en waardevol houden van je platform. Zorg dus voor actief en duurzaam communitymanagement als je je intranet tot een succes wilt maken! 

✍️ To do - De eindgebruiker in beeld

Belangrijk bij Communitymanagement is om te weten wie je eindgebruiker is. 

Je wilt je eindgebruiker zo optimaal mogelijk faciliteren met een sociaal intranet dat voor hem/haar werkt en de werkdag leuker, handiger en efficiënter maakt. 

Zorg er dus voor dat je weet wie je eindgebruikers zijn, en wat hun behoefte is: 

• Hoe is de digivaardigheid (zijn uitgebreide handleidingen, trainingen, video's etc nodig)?
• Wat is de gemiddelde leeftijd?
• Hoe ziet een werkdag eruit? Start iedereen op achter een bureau en computer of zijn er ook ambulante medewerkers? 
• Wat wil men terug zien op een intranet?
• Welke informatie wordt veel gezocht?
• Waar heeft men behoefte aan? Bijvoorbeeld meer human interest, zichtbaarheid van het MT, organisatieontwikkelingen kunnen volgen?

✍️ To do - Zorg voor meerwaarde

Nu je de behoefte van de eindgebruikers in beeld hebt, kun je hier op in gaan spelen. Is er behoefte aan verbinding onderling? Zorg dan voor human interest onderdelen op het platform. Is het MT onvoldoende zichtbaar? Geef dan bijvoorbeeld een "Keek op de week" een plek in een blog-/bannerwidget. 

Nodig eindgebruikers ook uit om vragen te stellen, kennis te delen en informatie te publiceren en om hierover met elkaar in gesprek te gaan. Zo creëer je steeds waardevolle content op je platform en blijven mensen het intranet beschouwen als belangrijke bron. 

Tip! Maak een contentkalender. Samen met ambassadeurs en andere stakeholders denk je na over wat er de komende 3 maanden speelt, zowel binnen als buiten de organisatie. Speel hierop in door hierover tijdlijnberichten, Organisatienieuwsberichten, Polls, Widgets etc. te publiceren. Verdeel in de contentkalender ook rollen: persoon X zorgt ervoor dat eens in de twee weken een relevante externe link wordt gedeeld, persoon Y zorgt ervoor dat eens per maand voor een human interest stuk vanuit de organisatie, persoon Z zorgt ervoor dat eens per week een discussie op gang gebracht wordt. 
Op deze manier profiteer je doorlopend van content uit verschillende hoeken en is de groep eindgebruikers sneller geneigd het voorbeeld te volgen en zelf ook actief deel te nemen. 

Beheer

Wanneer het platform live is, moet het platform beheerd gaan worden. Een beheerplan is hiervoor een noodzakelijk document. Hierin wordt vastgelegd welke uitgangspunten het intranet heeft en welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn en hoe die verdeeld zijn over de verschillende stakeholders. In het beheerplan worden ook afspraken gemaakt over het bewaken van de voortgang van het intranet.  Bijvoorbeeld hoe frequent je samen komt met stakeholders om de voortgang te bespreken. Meer informatie over beheer van het platform vind je hier.  

Verdieping