Social Management - Importeren & Exporteren

1. Controleer of er velden zijn in het import bestand die nu op Alleen-lezen staan in Management > Social persoenen > Profieleditor en zet dit om, je krijgt een waarschuwing. Wanneer velden op Alleen-lezen staan, worden deze velden van het importbestand overgeslagen. Vergeet niet om de na de import de velden terug te zetten.  
2. Download een templatebestand direct vanuit Social management. Embrace voegt hier vaste Exceltemplates toe. Als er wijzigingen zijn, worden de recente bestanden hier getoond.
3. Vul het Excelbestand in. Sommige velden zijn optioneel, een uitleg per type bestand staat onderaan deze documentatie bij de tabellen van Velden import/export. Zie daarnaast het volgende kopje Importbestand opmaken voor de stappen.
   • Tip: twijfel je wat de velden in het template betekenen en wat je moet invullen? Maak dan eerst een export van een bestaande groep of contacten, om een goed beeld te krijgen.
   • Belangrijk: Alle opgegeven velden (kolommen) vervangen bestaande waarden. Velden die je niet opneemt, worden leeggemaakt. Een uitzondering geldt voor de velden BirthDate en EmployeeSince. Vul je in SetBirthDate of SetEmployeeSince de waarde ONWAAR in, dan blijft de huidige waarde behouden en wordt deze niet overschreven bij de import.
4. Zorg bij het uploaden ervoor dat je een bestand met de extensie .xlsx uploadt.
5. Het scherm geeft aan of het bestand correct is geüpload, klik op 'Volgende'. 
6. Een preview van de import wordt getoond, indien akkoord klik op 'Start importeren'. Je ziet de melding dat deze bezig is.
7. Je krijgt een (mail)notificatie als de import is afgerond. In Social management > Dashboard staat de download.

1. Zie het tabel Velden import/export onderaan in deze documentatie welke soorten velden geïmporteerd kunnen worden. In het tabel wordt ook aangeduid welke velden verplicht zijn. 
2. Download het gewenste templatebestand vanuit Social management > Importeren & exporteren > Importeren > Template bestand. 
3. Vul het document met de juiste gegevens in de juiste kolommen. 
4. Laat dit document vóór de import door de Security officer van je eigen organisatie goedkeuren (AVG compliance).
5. Het bestand sla je op, de naamgeving van het bestand maakt niet uit: 

Leden toevoegen aan een groep middels een import 

Via een export van een bestaande groep zie je de huidige gegevens van een groep, zoals de naam, titel, omschrijving, beheerders, leden etc. Deze export kan je gebruiken als leidraad maar, deze kan je niet gebruiken voor een import actie om leden toe te voegen. 

Als je via een import leden wilt toevoegen dan maak je gebruik van een leeg template. Het template haal je uit Management > Importeren & exporteren > Template bestand. Kies voor 'Social groepen'. Vul de template in met de gegevens van het gemaakte export bestand. 

Name: vul hier de titel van het export bestand in, de naam van de groep zoals deze in groepen wordt weergegeven. 
Description: Vul de omschrijving in, deze staat ook in de gemaakte export. Als je deze leeg laat, dan wordt de omschrijving leeg gemaakt. 
Tags: Als er tags aanwezig waren, neem je deze ook over in het template bestand. 
Managers: Vul alle e-mailadressen (komma spatie gescheiden) in van de Groepsbeheerders. 
AddMembers: Vul alle e-mailadressen (komma spate gescheiden) in van alle leden. 

Troubleshooting

Mogelijk treden de volgende problemen op:

• Knop 'volgende' werkt niet na het toevoegen van het bestand: -Het bestand is mogelijk leeg, vanaf rij 2 wordt geen data gedetecteerd. -Er missen mogelijk permissies in je account, je hebt onvoldoende rechten.
• Status blijft hangen op 'undefined': -De terug-knop 'terug' is gebruikt, er is een nieuw bestand gekozen. Soms pakt dit niet goed, refresh het scherm en begin bij stap 1. -
• Status blijft hangen op 'Pending validation': -Een regel bevat een foute notatie, een lege cel moet ook echt leeg zijn. -Een kolomnaam heeft een ongeldige naam (denk aan een spelfout).
• Gebruikers - Dubbele profielen: Wanneer Embrace (na de import) gekoppeld wordt met een authenticatiesysteem (Entra ID, Hello ID, etc.) dan kan het voorkomen dat er dubbele gebruikersprofielen ontstaan. Dit kan optreden bij een inconsistente database.
• Gebruikers - Profielvelden: Door een profielsynchronisatie, kunnen bepaalde profielvelden van gebruikers worden overschreven na de import.
• Groepen: Wanneer een gebruiker niet aanwezig is binnen Social, ontstaat er een fout bij het importeren. Dit kan een spelfout of typefout zijn in het importbestand. Je kunt dit voorkomen door eerst een gebruikersexport van de bestaande database uit te voeren. Deze gegevens kan je vervolgens gebruiken bij het importeren van groepen.