Een compleet medewerkersprofiel is goud waard: je vindt de juiste collega, ziet wie waar werkt en wat iemand doet. Maar niemand vult dat graag met de hand in.
Daarom vult Embrace profielen automatisch uit je bronsysteem. Koppel AFAS Insite, Microsoft Entra ID, HubSpot of SIMkcs, en velden als functietitel, telefoonnummer en organisatie staan er meteen in. Eén keer koppelen, daarna altijd actueel.
In de profieleditor bepaal je per veld wat er gebeurt: automatisch gevuld, handmatig door de medewerker zelf, of helemaal niet beschikbaar. En heb je een eigen veld nodig? Dan maak je die zelf aan en synchroniseer je hem mee. Gebruik je een ander personeelssysteem? Neem dan contact op met Support.
Dit artikel bestaat uit de volgende secties:
Functionaliteit
Met de AFAS integratie kunnen gebruikers:
- Profielsynchronisatie: vul profielvelden aan door Embrace te koppelen met AFAS Insite/Outsite
Configuratie
Om de connector in te richten heeft Embrace de volgende gegevens nodig:
- Deelnemer nummer
- Token
- Gewenste taalcode* (optioneel, standaard ingericht op Nederlands)
*beschikbare talen Engels, Nederlands, Frans en Duits.
Zodra het deelnemer nummer en Token is ingevoerd, halen wij de beschikbare velden op uit jullie AFAS systeem. Alle velden die ge-mapt kunnen worden staan dan onder het tabje 'field mapping'. Embrace moet van jullie weten welke velden gewenst zijn om te synchroniseren. Het kolom 'IdP-field' wordt door Embrace ingevoerd.
De verplichte AFAS velden zijn; PersonID, FirstName, LastName en Email:
| AFAS-field* | IdP-field |
| PersonId | afas-userid |
| FirstName | FirstName |
| LastName | LastName |
*Dit zijn de gebruikelijke AFAS-velden om te koppelen, maar dit mogen ook andere velden zijn. Voor LastName wordt er soms een ander veld gebruikt, omdat LastName niet altijd tussenvoegsels bevat.
Andere velden die je kan laten synchroniseren zijn bijvoorbeeld:
| AFAS-field | IdP-field |
| birth-date | |
| department | |
| EmploymentEnd | |
| hire-date | |
| job-title | |
| manager* | |
| mobile-phone | |
| office | |
| city | |
| country | |
| office-phone | |
| postal-code | |
| street-address |
*Het veld Manager is op basis van het e-mailadres. Vanuit AFAS moet het e-mailadres gepusht worden.
**Het format van de datums moet aangeleverd worden als mm/dd/yyyy
De veldnamen zijn klant specifiek, geef door welke veldnamen jullie gebruiken. In Embrace beheer kan je velden toevoegen en vervolgens in- of uitschakelen voor de sync.
De synchronisatie draait elke nacht.
Het is mogelijk om de synchronisatie handmatig te starten maar deze optie moet zeer beperkt gebruikt worden. Doe dit altijd in overleg met Embrace om de performance te waarborgen.
Troubleshooting
- Tussenvoegsels ontbreken op Embrace: Embrace kent geen los veld voor tussenvoegsels. Wanneer in AFAS achternamen en tussenvoegsels in hetzelfde veld staan, werkt dit zoals verwacht. Wanneer deze in losse velden staan, moet er door de klant een nieuw veld worden toegevoegd aan de connector dat de tussenvoegsels en achternamen in één veld combineert. Dat veld koppel je vervolgens aan het LastName-veld in Embrace.