Werkgroep Communicatie/adoptie
Verantwoordelijk voor: organisatie meenemen rondom update intranet.
Inspiratiemateriaal: (volgt)
De organisatie moet meegenomen worden rondom de update van het intranet. Waarschijnlijk in een iets mindere mate dan bij de implementatie (tenzij je dit moment aan wil grijpen voor een feestje en/of het intranet weer extra aandacht wil geven). We helpen jullie graag op weg door een aantal voorbeelden te delen. Hieronder een aantal punten waar jullie aan kunnen denken. We hebben inmiddels veel voorbeelden verzameld van hoe organisaties hun intranet (opnieuw) onder de aandacht brengen in de organisatie. Mochten jullie specifieke voorbeelden willen, dan kunnen we dit met jullie delen.
Communictie over update intranet
- Aanloop
- Breng de organisatie op de hoogte van de update van het intranet.
- Deel alvast leuke weetjes over nieuwe functionaliteiten.
- Deel praktische informatie: contentstop en de url wijziging.
- Migratiedag
- Attendeer de organisatie op de contentstop.
- Geef een indicatie van de lancering.
- Lancering
- Lanceer het nieuwe intranet met een leuk bericht.
- Zorg dat duidelijk is waar men terecht kan met eventuele vragen.
- Communiceer over de nieuwe mobiele app.
Quickguide
Neem de organisatie mee in wat er voor ze verandert met de update van het intranet. Dit kan via tekst in een tijdlijnbericht, page, nieuwsbericht, geprint materiaal, video etc. We hebben een voorbeeldtemplate gemaakt van een quickguide waar jullie gemakkelijk een eigen screenshot in kunnen plaatsen en de kleuren kunnen aanpassen naar jullie huisstijl (download .psd bestand).
Mobiele app
Bij de nieuwe intranetomgeving hoort ook een verbeterde mobiele app. Dit betekent dat de oude Embrace app (lichtblauw logo) verwijderd moet worden - de oude app werkt niet meer in combinatie met de nieuwe intranetomgeving - en de nieuwe app (donkerblauw logo) geïnstalleerd moet worden. Neem je collega's mee waar ze de nieuwe app kunnen vinden en hoe ze moeten inloggen. Deel de nieuwe url die ze moeten invoeren: [organisatiedomein].embracecloud.nl.