Binnen Knowledge kun je Artikelen en Conversaties een controle flow geven. Hiermee stuur je automatisch een mail naar de eigenaren van een Artikel of Conversatie om de actualiteit ervan te controleren. Zo houd je, naast de inhoud en structuur, de Knowledgebase altijd up-to-date.
Een eigenaar die de kwaliteit waarborgt, verschilt van de kennishouder die alles over de inhoud weet. Een eigenaar kan de informatie ophalen bij de kennishouder. Een kennishouder zal in de regel minder permissies hebben en hierdoor niet zelf de content in Knowledge kunnen aanpassen.
Inhoud van dit artikel:
- E-learning
- Een datum en kwaliteitsbeheerder toewijzen
- Content beoordelen en afvinken
- Review Dashboard
- Content controle overzicht Widget
- Permissies toekennen
Bekijk de e-learning
Hoe maakt Content Quality & Review het leven makkelijker voor redacteuren? Bekijk snel onderstaande e-learning.
Een datum en kwaliteitsbeheerder toewijzen
Een Artikel of Conversatie kun je voorzien van één of meerdere personen (Eigenaren) die de kwaliteit van de inhoud controleren. Daarnaast kan je een beoordelingsdatum instellen voor het Artikel of de Conversatie. Voor Onderwerpen (Topics) is deze optie momenteel nog niet beschikbaar.
- Ga naar de editor van een Artikel of Conversatie
- Vouw Beoordelingsdatum uit
- Voeg een Beoordelingsdatum en Eigenaar toe. De Eigenaar ontvangt pushberichten via de app en e-mailnotificaties.
*indien slechts één van de twee (Beoordelingsdatum of Eigenaar) is ingevuld, dan worden er geen notificaties verzonden. Een Eigenaar kan verwijderd worden door met de muis over de naam te zweven en vervolgens het kruisje aan te klikken. Bij Beoordelingsdatum kan dit (nog) niet.
Notificaties
Artikelen en Conversaties die beoordeeld moeten worden, worden vermeld in een e-mail en via een pushbericht in de app aan de Eigenaar. Als er geen Artikelen of Conversaties aan de voorwaarden voldoen, wordt er geen e-mail of pushbericht verzonden. Er zijn twee momenten waarop deze controle plaatsvindt:
-
Wekelijkse run: Wekelijkse run: elke maandagochtend draait er een run om te controleren of er Artikelen of Conversaties zijn waarbij de deadline verstrijkt. Voor elk scenario wordt een aparte e-mailnotificatie verstuurd als aan de voorwaarde wordt voldaan:
- Scenario 1: De beoordelingsdatum ligt tussen nu (de betreffende maandag) en 2 weken in de toekomst.
- Scenario 2: De beoordelingsdatum ligt tussen nu (de betreffende maandag) en 7 dagen in de toekomst.
- Scenario 3: De beoordelingsdatum ligt tussen nu (de betreffende maandag) en 1 week in het verleden.
-
Dagelijkse run: elke ochtend draait er een run om te controleren welke Artikelen of Conversaties beoordeeld moeten worden door de Eigenaar.
- Scenario 4: Op de dag van de deadline (de ingevulde Beoordelingsdatum) krijgt de Eigenaar een e-mailnotificatie.
De tekst van de e-mailnotificatie /pushberichten staat op dit moment vast en kan niet worden aangepast. Per scenario, zoals hierboven staat opgesomd, is een passende tekst gemaakt.
Voorbeeld van de e-mailnotificatie voor scenario 1 (wekelijkse run):
Voorbeeld van de e-mailnotificatie voor scenario 2 (wekelijkse run):
Voorbeeld van de e-mailnotificatie voor scenario 4 (dagelijkse run):
Voorbeeld van een app pushbericht:
Via de notificaties kan de Eigenaar klikken op het betreffende item. Je komt dan direct in Knowledge bij het item terecht.
Content beoordelen en afvinken
Een kwaliteitsmedewerker (Eigenaar) kan de Artikelen en Conversaties aanpassen wanneer dat nodig is. Zodra alles klaar is voor publicatie en op Publiceren wordt geklikt, verschijnt de optie Markeer als gecheckt om het Artikel of de Conversatie als 'gecontroleerd' te markeren. Als dit wordt gedaan, moet er een nieuwe controle datum (over x-aantal maanden) worden ingevuld.
De Beoordelingsdatum pas je aan in de Editor van het Artikel of de Conversatie. Ook de historische gegevens, zoals wie een beoordeling deed en wanneer, worden hier weergegeven:
*Iemand anders dan de Eigenaar kan het Artikel of de Conversatie alsnog bewerken.
Review Dashboard
Via Knowledge kom je op het Dashboard. Dit dashboard toont het Content controle overzicht.
Hier ziet de eigenaar in één oogopslag welke Artikelen en Conversaties aan hem of haar zijn toegewezen:
- (Type-icoon) – Geeft aan of het om een Artikel of een Conversatie gaat.
- Naam – De naam van het Artikel of de Conversatie.
- Type – De soort content. Momenteel alleen Artikelen of Conversaties.
- Deadline – De datum en het tijdstip waarop het item gecontroleerd moet worden.
- Toegewezen aan – De naam van de Eigenaar die het Artikel of de Conversatie moet bijwerken. Als er meerdere Eigenaren zijn toegewezen, staat hier geen naam.
- (Status-symbool) – Rood als de deadline is verstreken.
Onder het tabblad Alle inhoud staan alle Artikelen en Conversaties met dezelfde eigenschappen. Dit onderdeel is nog in bewerking.
De sortering van deze lijst is op basis van de eerstvolgende deadline.
Content controle overzicht Widget
Naast het Dashboard, is er ook een widget om de door jou te controleren items, nog makkelijker in beeld te houden. De Widget is een placed widget, deze is geschikt voor brede area's. Bijvoorbeeld boven een Weten & Regelen widget.
Permissies toekennen
Om bepaalde acties uit te voeren, is een specifieke rol nodig:
- Voor het toevoegen van de Eigenaar en de Beoordelingsdatum is de rol 'Knowledge Manager' nodig.
- Voor het bewerken van content is [rol naam] nodig.
- Voor het afvinken van content als gecontroleerd is [rol naam] nodig.
*Dit artikel is gemaakt voor een MVP-functionaliteit. Het is een eerste versie van een
toekomstige standaardfunctionaliteit. Dit betekent dat er bugs in kunnen zitten, er reeds
bekende doorontwikkelingen zijn vastgesteld en veranderingen kunnen/zullen plaatsvinden.