Met de HubSpot-integratie het mogelijk om gebruikers aan te maken en vul profielvelden in Embrace te koppelen met HubSpot. Dit artikel bestaat uit de volgende secties:
Configuratie
Om de connector in te richten heeft Embrace de volgende gegevens nodig:
- URL: De basis-URL van jouw HubSpot-account (verplicht)
- Token: Authenticatietoken van HubSpot (verplicht)
- LijstId: De ID van jouw specifieke lijst. Deze lijst komt vanuit HubSpot, met deze lijst wordt bepaald welke gebruikers er worden gesynchroniseerd naar Embrace.
Zodra dit is geconfigureerd, halen wij de beschikbare velden op uit HubSpot. Embrace moet van jullie weten welke velden gewenst zijn om te synchroniseren.
Inrichting
Koppel onderstaande Embrace-profielvelden aan de corresponderende HubSpot-velden.
Verplichte velden
De verplichte Embrace-profielvelden die gemapt moeten worden zijn:
| Profielveld |
| Voornaam |
| Achternaam |
| E-mailadres |
HubSpot-gebruikers-ID (Deze koppel je doorgaans aan hs_object_id) |
Optionele velden
Andere velden die je kan laten synchroniseren zijn bijvoorbeeld:
| Profielveld | IdP-naam |
| Geboortedatum | birth-date |
| Mobiel nummer | mobile-phone |
| Kantoornummer | office-phone |
| Kantoorlocatie | office |
| Straat en huisnummer | street-address |
| Postcode | postal-code |
| Plaats | city |
| Land | country |
| Afdeling | department |
| Functietitel | job-title |
| Manager (op basis van e-mailadres) | manager |
| Organisatie | company-name |
Archiveren van gebruikers
HubSpot biedt geen voor de hand liggende manier voor Embrace om gebruikers te archiveren. Een gearchiveerde gebruiker in HubSpot verdwijnt namelijk simpelweg uit de API. Om toch gebruikers te kunnen archiveren moet het veld "Einddatum dienstverband" worden gekoppeld aan een datumveld in HubSpot. In dit veld moet de datum van archivering worden ingevuld, dit moet in ieder geval 24 uur voor de daadwerkelijke archivering gebeuren.
Profielvelden op alleen lezen zetten
Embrace schrijft geen gegevens terug naar HubSpot, daarom is het niet wenselijk om velden die vanuit HubSpot gesynct worden overschrijfbaar te hebben in Embrace. Anders krijg je namelijk situaties waarin de gebruiker een profielveld aanpast, die de volgende nacht weer wordt teruggezet door de sync.
De velden die geconfigureerd zijn om gevuld te worden vanuit Hubspot kunnen daarom het beste in de profiel-editor op "alleen lezen" worden gezet, zodat gebruikers deze zelf niet meer kunnen aanpassen. Dit kan gedaan worden in /management/social/persons/profileSettings.
Synchronisatie
- Automatische synchronisatie: De gegevens van HubSpot-relaties worden elke nacht automatisch bijgewerkt, eenmaal per 24 uur. Tijdens deze synchronisatie worden nieuwe HubSpot-relaties toegevoegd en wijzigingen aan bestaande profielen doorgevoerd.
-
Impact: Tijdens het uitvoeren van de synchronisatie of tijdens het uitrollen van de integratie wordt geen hinder of downtime verwacht.