Knowledge - Content Controle Dashboard

Een kennisbank veroudert stil. Niemand krijgt een melding als een artikel achterhaald raakt, en dus merk je het pas als iemand erover valt.

Met het Content Controle Dashboard geef je artikelen, onderwerpen en Conversations een eigenaar en een beoordelingsdatum. Vanaf dat moment let het systeem erop: de eigenaar krijgt automatisch een mail en pushbericht als de deadline in zicht komt, op de dag zelf, of als hij net verstreken is.

De eigenaar waarborgt de kwaliteit, de kennishouder levert de inhoud. Is de content nagelopen, dan vink je af als gecontroleerd en kies je meteen hoeveel maanden vooruit de volgende deadline staat. De historie blijft bewaard, dus je ziet wie wanneer beoordeelde.

In het dashboard zie je je eigen werkvoorraad of alle inhoud, gesorteerd op eerstvolgende deadline en rood zodra iets verlopen is. Dezelfde lijst kan als widget in beeld staan, met de rechten van de content altijd leidend. Niemand hoeft te onthouden wat er verloopt. Dit artikel bestaat uit:

• Tutorial: Content Dashboard
• Een datum en kwaliteitsbeheerder toewijzen
• Content beoordelen en afvinken
• Review Dashboard
• Content review/Feedback door persoon zonder CMS rechten
• Content controle overzicht Widget
• Permissies toekennen

Tutorial: Content Dashboard

Binnen Knowledge kun je artikelen, onderwerpen en Conversation (Workflows) een controleflow geven. Hiermee stuur je automatisch een mail naar de eigenaren van een artikel, onderwerp of Conversation om de actualiteit ervan te controleren. Zo houd je, naast de inhoud en structuur, de kennisbank altijd up-to-date.

Een eigenaar die de kwaliteit waarborgt, verschilt van de kennishouder die alles over de inhoud weet. Een eigenaar kan de informatie ophalen bij de kennishouder. Een kennishouder zal in de regel minder permissies hebben en hierdoor niet zelf de content in Knowledge kunnen aanpassen.

Hoe maakt Content Controle & Review het leven makkelijker voor redacteuren? Bekijk snel onderstaande tutorial.

Een datum en kwaliteitsbeheerder toewijzen

Een artikel, onderwerp of Conversation kun je voorzien van één of meerdere personen (Eigenaren) die de kwaliteit van de inhoud controleren. Daarnaast kan je een beoordelingsdatum instellen voor het Artikel of de Conversatie.

1. Ga naar de editor van een artikel, onderwerp of Conversation.
2. Klik rechts op het icoon met het vinkje. Zie je dit icoon niet, klik dan eerst bovenin op het tandwielicoon.
   
3. Voeg een Beoordelingsdatum en Eigenaar toe. De Eigenaar ontvangt pushberichten via de app en e-mailnotificaties.

*indien slechts één van de twee (Beoordelingsdatum of Eigenaar) is ingevuld, dan worden er geen notificaties verzonden. Een Eigenaar kan verwijderd worden door met de muis over de naam te zweven en vervolgens het kruisje aan te klikken. Bij Beoordelingsdatum kan dit (nog) niet.

Notificaties

Content die beoordeeld moet worden, wordt vermeld in een e-mail en via een pushbericht in de app aan de Eigenaar. Als er geen content aan de voorwaarden voldoen, wordt er geen e-mail of pushbericht verzonden. Er zijn twee momenten waarop deze controle plaatsvindt:

1. Wekelijkse run: Wekelijkse run: elke maandagochtend draait er een run om te controleren of er content is waarbij de deadline verstrijkt. Voor elk scenario wordt een aparte e-mailnotificatie verstuurd als aan de voorwaarde wordt voldaan:
   • Scenario 1: De beoordelingsdatum ligt tussen nu (de betreffende maandag) en 2 weken in de toekomst.
   • Scenario 2: De beoordelingsdatum ligt tussen nu (de betreffende maandag) en 7 dagen in de toekomst.
   • Scenario 3: De beoordelingsdatum ligt tussen nu (de betreffende maandag) en 1 week in het verleden.

2. Dagelijkse run: elke ochtend draait er een run om te controleren welke artikelen, onderwerpen of Conversations beoordeeld moeten worden door de Eigenaar.
   • Scenario 4: Op de dag van de deadline (de ingevulde Beoordelingsdatum) krijgt de Eigenaar een e-mailnotificatie.

De tekst van de e-mailnotificatie /pushberichten staat op dit moment vast en kan niet worden aangepast. Per scenario, zoals hierboven staat opgesomd, is een passende tekst gemaakt.

Voorbeeld van de e-mailnotificatie voor scenario 1 (wekelijkse run):

Voorbeeld van de e-mailnotificatie voor scenario 2 (wekelijkse run):

Voorbeeld van de e-mailnotificatie voor scenario 4 (dagelijkse run):

Voorbeeld van een app pushbericht: 

Via de notificaties kan de Eigenaar klikken op het betreffende item. Je komt dan direct in Knowledge bij het item terecht.

Vergeet niet om in je profiel de notificaties aan te zetten:

Content beoordelen en afvinken

Een kwaliteitsmedewerker (Eigenaar) kan de content aanpassen wanneer dat nodig is. Zodra alles klaar is gecontroleerd klikt de kwaliteitsmedewerker op "Markeer als gecontroleerd". In een bevestigingsscherm kiest zij hoeveel maanden in de toekomst de nieuwe deadline komt te liggen. Nu moet het item nog worden opgeslagen of gepubliceerd om de gewijzigde gegevens op te slaan.

De Beoordelingsdatum pas je aan in de Editor van het artikel, onderwerp of de Conversation. Ook de historische gegevens, zoals wie een beoordeling deed en wanneer, worden hier weergegeven:

*Iemand anders dan de Eigenaar kan het artikel, onderwerp of de Conversation alsnog bewerken.

Review Dashboard

Via Knowledge kom je op het Dashboard. Dit dashboard toont het Content controle overzicht.

Hier ziet de eigenaar in één oogopslag welke content aan hem of haar zijn toegewezen:

• (Type-icoon) – Geeft aan of het om een artikel, onderwerp of Conversation gaat.
• Naam – De naam van het artikel, onderwerp of de Conversation.
• Type – De soort content: artikel, onderwerp of Conversation.
• Deadline – De datum en het tijdstip waarop het item gecontroleerd moet worden.
• Toegewezen aan – De naam van de Eigenaar die het artikel, onderwerp of de Conversation moet bijwerken. Als er meerdere Eigenaren zijn toegewezen, staat hier geen naam.
• (Status-symbool) – Rood als de deadline is verstreken.

Onder het tabblad Alle inhoud staan alle artikelen, onderwerpen en Conversations met dezelfde eigenschappen. De sortering van deze lijst is op basis van de eerstvolgende deadline.

Let op: Het dashboard en de widget tonen altijd beide tabbladen Aan mij toegewezen en Alle inhoud. De permissies die op het content item zijn ingesteld blijven altijd leidend:

• Mag een content editor specifieke content niet zien, dan verschijnt deze ook niet in het dashboard en de widget.
• Mag een content editor content wel zien maar niet bewerken, dan blijft bewerken via het dashboard en de widget niet mogelijk.

Content controle overzicht Widget

Naast het Dashboard, is er ook een widget om de door jou te controleren items, nog makkelijker in beeld te houden. De Widget is een placed widget, deze is geschikt voor brede area's. Bijvoorbeeld boven een Weten & Regelen widget.

Feedback

Documentatie volgt.

Permissies toekennen

Om bepaalde acties uit te voeren, is een specifieke rol nodig:

• Voor het toevoegen van de Eigenaar en de Beoordelingsdatum is de rol 'Knowledge Manager' nodig.
• Voor het bewerken van content is [rol naam] nodig.
• Voor het afvinken van content als gecontroleerd is [rol naam] nodig.

*Dit artikel is gemaakt voor een MVP-functionaliteit. Het is een eerste versie van een 
toekomstige standaardfunctionaliteit. Dit betekent dat er bugs in kunnen zitten, er reeds 
bekende doorontwikkelingen zijn vastgesteld en veranderingen kunnen/zullen plaatsvinden.