De werkgroep content is tijdens de implementatie verantwoordelijk voor de inrichting van het intranet. Hierbij kun je denken aan de statische content, maar ook welke widgets er gebruikt gaan worden en welke functionaliteiten er aan worden gezet. Onderstaande opdrachten helpen de werkgroep om hiermee aan de slag te gaan.
✍️ To do - Contentinventarisatie
Voor aanvang van de contentsessie is het goed om de inventarisatie van de content al gereed te hebben, zodat je na die sessie direct de contentstructuur uit kunt werken
Een belangrijk, en vaak omvangrijk, onderwerp tijdens de implementatie is de (statische) content. Dit is de informatie die aangeboden wordt aan alle collega’s, denk hierbij aan nieuwsberichten, HR informatie, facilitaire informatie etc.
Stap 1 m.b.t. de content is het inventariseren van de huidige content en/of het inventariseren van content die een plek moet krijgen op het nieuwe social intranet. Gebruik hiervoor onderstaand stappenplan:
- Stap 1: Inventariseren, beoordelen en structureren huidige content
Content verhuizen? Is het actueel? Groep of hoofdmenu? Structuur? Eigenaar? Bepaal de basis. - Stap 2: Schrijven (& herschrijven)
Hanteer (of bepaal) schrijfstijl, houd informatie op één plek. Kijk kritisch naar de huidige content: dit is hét moment voor opschoning - Stap 3: Invoeren
Zorg voor tijd en capaciteit. Betrek redacteuren tijdig. - Stap 4: Controleren
Stel een contentcoördinator aan. - Stap 5: Beheren en bijhouden
Wie is er verantwoordelijk? Maak een content(migratie)plan.
🔹 Aandachtspunten:
- Bepaal wat er moet gebeuren met bestaande digitale en/of fysieke (PDF) formulieren die op het intranet staan
- Bepaal wat er moet gebeuren met overige documenten die nu op het intranet voorkomen.
- Bedenk ook alvast in welke fase de eindredactie plaatsvindt (en wie dit dan gaat doen).
✍️ To do - Contentstructuur
Tijdens de contentsessie gaan wij kijken naar de verschillen structuren waarop content getoond kan worden. Na de sessie kan de werkgroep verder met het uitwerken van de gekozen structuur.
Op basis van bovenstaande inventarisatie van de huidige content wordt een (nieuwe) contentstructuur gemaakt door de organisatie. Embrace ondersteunt met kennis en middelen om de juiste keuzes hiervoor te maken.
Bij het bepalen van de contentstructuur zijn de volgende vragen leidend:
- Welke (statische) content willen we aanbieden aan onze collega's?
- Welke content wordt ondergebracht binnen groepen (sociale user generated content) en welke in het hoofdmenu (managed content)? En welke informatie van buitenaf moet worden geïntegreerd (automated content)?
- Hoe komt de navigatiestructuur eruit te zien? Hoe vinden gebruikers hun weg op het platform?
Structuren
- Welke contentstructuur gaan jullie gebruiken? Op onderwerp, alfabetisch of kunnen gebruikers zelf kiezen?
✍️ To do - Functionele inrichting
Tijdens de functionele sessie gaan wij kijken naar de functionaliteiten die Embrace te bieden en welke jullie willen gaan gebruiken. Ter voorbereiding hierop kun je de velden hieronder alvast langsgaan en aangeven of je ze wilt gebruiken en/of automatisch vanuit het systeem wilt synchroniseren. Tijdens de sessie stellen wij dit dan in en kunnen wij gelijk zien of dit het gewenste resultaat geeft.
Algemeen
- Wat wordt de naam van de omgeving?
- Moet er een nieuw logo/avatar voor gemaakt worden?
Profielen
- Hoe worden profielen gevuld? (excel import, handmatig, vanuit AD?)
Welke profielvelden willen we wel/niet tonen?
Profielveld
Aan/uit
Bewerkbaar/op slot
(editable/read only)Naam Aan (verplicht) Geboortedatum Persoonlijke samenvatting Tel nr. (werk) Tel nr. (mobiel) Tel nr. (thuis) E-mailadres (werk) Aan (verplicht) E-mailadres (privé) Functie In dienst sinds Organisatie Afdeling(en) Werklocatie Kamernummer Werktijden Manager - Moeten er nog velden toegevoegd worden?
Welke profielfunctionaliteiten zetten we aan/uit?
Profielveld functionaliteit
Aan/uit
Afwezigheidsassistent Ervaring Opleidingen Kennis en competenties
- Geboortedatum met/zonder jaartal tonen in profielen?
- Jubilea bijhouden? Indien ja, wat zijn de jubilea data?
- Standaard profielfoto en/of header?
Groepen
- Mag iedereen een groep starten?
- Mogen groepen gesloten zijn?
- Hoe worden gebruikers lid van een open groep? Op uitnodiging, op eigen verzoek of verzoek wordt automatisch geaccepteerd.
- Hoe worden gebruikers lid van een gesloten groep (indien van toepassing)? Op uitnodiging of eigen verzoek?
- Hoe noemen we de standaard groep?
- Welke groepen zijn essentieel voor livegang? Hoe voegen we deze toe?
- Welke modules zetten we aan in groepen: documenten/pages/kalender?
- Willen jullie een standaard avatar en/of headerafbeelding instellen voor (nieuwe) groepen?
- Wil je lidmaatschapswijzigingen tonen op de tijdlijn van open en/of gesloten groepen?
Gastgebruikers
- Mogen gastgebruikers (mensen van buiten de organisatie) uitgenodigd worden op het platform?
Modules
- Willen jullie gebruik maken van de mobiele app?
- Willen jullie gebruik maken van de chatfunctionaliteit in Embrace
- Willen jullie gebruik maken van de telefoongids?
- Worden externe gebruikers toegevoegd aan het platform?
- Willen jullie een tool gebruiken voor het meten van activiteit?
- Willen jullie gebruik maken van de privacy statement in Embrace?
- Willen jullie de weekly digest inschakelen (automatisch gegenereerde nieuwsbrief van tijdlijnberichten)?
✍️ To do - Widgets
Bij het klaarzetten van de omgeving gaan ook de widgets ingedeeld worden. Dit zal tijdens de beheersessie gedaan worden. Voor deze sessie is het goed om de handleidingen die gaan over de widgets door te nemen en onderstaand schema in te vullen. Aan de hand van dat schema kunnen we dan de omgeving inrichten.
Een widget is een mini-applicatie met beperkte functionaliteiten, die snel toegang en inzicht geeft tot belangrijke informatie. Deze informatie wordt overzichtelijk in een blokje getoond op de startpagina van het intranet, in de kolommen rechts naast de tijdlijn.
In onderstaand tabel maken we een inventarisatie van de widgets die vastgezet moeten worden, flexibel moeten worden aangeboden en/of moeten worden verwijderd.
| Alle Embrace widgets |
Afwezigheid Profielstatus |