Infoland Zenya (Protocollen & Taken) – Embrace

Let op: Zenya is een betaalde integratie, aan deze koppeling zijn extra kosten verbonden. Het aanzetten van deze integratie valt buiten de bestaande dienstverlening van Embrace. Neem hierover contact op met je accountmanager.

In dit artikel:

Embrace x Zenya
Configuratie
Troubleshooting

Embrace x Zenya

Met de integratie van het kwaliteitssysteem Zenya (voorheen iProva van Infoland) van de organisatie kunnen handboeken en protocollen van de organisatie binnen de themapagina's (A-Z) van Embrace Social gekoppeld worden. Ook kunnen ze vanuit Social doorzocht worden. De Zenya koppeling bestaat uit de volgende onderdelen/functionaliteiten:

Recente documenten widget (zie hieronder)
Taken widget (toont de aan de gebruiker toegewezen taken, zie hieronder)
Protocollen en documenten in het CMS (Zenya artikelen aan kennisbank koppelen, zie hieronder)
Zoekmachine-integratie (Zenya-documenten tonen in de zoekmachine van Embrace)

Bekijk ook de factsheet voor meer informatie: Klik hier

Infoland Zenya.png

Recente documenten widget

Toon recente documenten in een widget, bijvoorbeeld op de persoonlijke startpagina of naast de kennisbank. Zie ook bovenstaande screenshot. Voor meer informatie, zie: Portals - Widgets

Taken widget

Toon persoonlijke Zenya taken in een widget, bijvoorbeeld op de persoonlijke startpagina of naast de kennisbank. Zie ook bovenstaande screenshot. Voor meer informatie, zie: Portals - Widgets

Zenya-documenten koppelen in kennisbank

Op artikelen in Knowledge kunnen via het zijpaneel documenten en documentcollecties vanuit Zenya worden gekoppeld. De eindgebruiker ziet de gekoppelde documenten bij de relevante kennisbankartikelen, mits de Zenya-widget is toegevoegd op de juiste schermen. (Zie hoofdstuk Configuratie).

Het koppelen van Zenya-documenten gaat als volgt:

Ga naar een artikel in Knowledge CMS
In het rechter zijpaneel (i), klik bij Zenya op + toevoegen > toevoegen
In de modal kun je zoeken naar documentcollecties of losse documenten.
- Wanneer je collecties koppelt, dan ziet de eindgebruiker bij het artikel de documenten die in die collectie zitten
Voeg optioneel secties toe om documenten in categorieën te organiseren.

Configuratie

Voor het instellen van de Zenya koppeling heb je een AD account nodig dat is ingericht voor gebruik met Zenya.

Om Infoland Zenya te configureren, ga naar:
Management > Integraties > Zenya

Om een Zenya koppeling bij de klant te realiseren zijn er een aantal gegevens nodig:

URL
```
https://klantnaam.zenya.work
```
API-sleutel
```
ABC-1234DEFG-5678
```
- Deze sleutel kan de klant zelf aanmaken binnen Zenya. Hoe dat moet, wordt uitgelegd in deze handleiding van Zenya.
  - Hiervoor moet Embrace de IP-adressen aanleveren van de Embrace productie- en acceptatieomgevingen.
  - LET OP: Bij het aanmaken van de sleutel moet de volgende optie op "Ja" worden gezet: "Genereren van login tokens met deze API sleutel toestaan".
Authenticatiemethode gebruikers: Hoe authentiseren de gebruikers met Zenya? Daarbij kan gekozen worden voor een persoonlijke login of een algemene login via een testgebruiker.
- Persoonlijke login - Voor een persoonlijke login moet SAMaccount, UPN of e-mailadres van de Embrace-gebruiker overeenkomen met de Zenya-gebruikersnaam van die gebruiker.
  - Daarbij kunnen we eventueel nog wel de domein van die velden knippen. We kunnen bijvoorbeeld het Embrace-mailadres voornaam.achternaam@klantnaam.nl gebruiken om te matchen met de Zenya-gebruikersnaam voornaam.achternaam.
  - De persoonlijke login heeft de voorkeur, omdat daarmee altijd alleen documenten worden opgehaald die relevant zijn voor de betreffende gebruiker (een gebruiker ziet in de widget en in de zoekresultaten dan alleen de documenten waar hij/zij in Zenya (iProva) ook daadwerkelijk bij kan).
Testgebruiker - In plaats van een persoonlijke login wordt er met 1 gebruiker ingelogd. Dit gebruiken we doorgaans alleen voor het testen van de koppeling, maar wordt door sommige klanten ook als definitieve oplossing verkozen. Dit is eenvoudiger in te richten, maar zorgt ervoor dat zoekresultaten niet persoonlijk zijn. Iedereen ziet hiermee dezelfde Zenya-informatie in Embrace (namelijk de informatie waar de gekoppelde testgebruiker toegang toe heeft.)

Zenya-documenten bij artikelen tonen

Om de gekoppelde artikelen aan eindgebruikers te tonen, moet er - net als voor gerelateerde links, bijlagen en personen - een widget toegevoegd worden op het scherm met het detailwidget:

Ga naar Portals > het Dashboard dat je wilt aanpassen (standaard "General Dashboard") > het scherm met het KnowledgeDetail-widget waarop de artikelen worden getoond. Dit is doorgaans het scherm dat onder het hoofdscherm van je kennisbank hangt.
Op dat scherm voeg je de widget "Gerelateerde Zenya documenten" toe. Doorgaans doe je dit in de rechter sidebar, onder de widgets voor gerelateerde bijlagen, links en personen.