Hoe gebruik je de e-mail module om snel mails van klanten te beantwoorden? In deze hoe en wat leggen we je dit uit.
Voordelen voor jouw KCC én huurder
- E-mail: https://assets.embracecloud.nl/Customers/Factsheets/Factsheet-Email.pdf
- Omnichannel: https://assets.embracecloud.nl/Customers/Factsheets/Customers-omnichannel-factsheet.pdf
Transcriptie e-learning
E-mail: Elk gesprek met huurders inzichtelijk met de omnichannel e-mail connector.
Met de e-mail connector ontvang je alle e-mails vanuit Outlook ook direct in Customers. Mail open je door te klikken op het envelop-icoon (✉) links! Links zie de wachtrij met openstaande mails.
Links zie je de wachtrij met op te pakken mails. Ken het bericht toe aan jezelf om deze uit de wachtrij te halen. Als het bericht is toegekend aan jou, ben jij de enige die op dat moment met deze mail aan de slag kan. Wel zo handig!
Omdat we het mailadres herkennen, koppelen we deze direct aan de juiste relatiekaart! Via de relatiekaart vind je vervolgens alles wat je moet weten over de huurder. Je weet wie de huurder is en wat de vraag is. Kies nu om:
- Beantwoorden: beantwoord direct de mail
- Doorsturen: deel de mail met een collega
Via beantwoorden kun je direct op een mail reageren. Klik rechtsonderin op het baret-icoon (🎓) om de veelgestelde vragen en Self Service Scenario's te tonen. Tip: Maak je bericht op met bulletpoints, dikgedrukt, cursief en meer!
De inhoud van de e-mail blijft ten allen tijden zichtbaar tijdens het bekijken van de relatiekaart en bij het zoeken naar een passend antwoord. Typ in de zoekbalk een kernwoord om snel en eenvoudig het juiste selfservice scenario of antwoord (FAQ) te vinden. Jouw corporatie bepaalt welke SSS'en en FAQ's verschijnen! Je hebt nu twee opties:
- Ticket aanmaken voor een andere collega
- Antwoord direct kopiëren naar het tekstveld waarin je de e-mail gaat behandelen. Je kunt ook de URL van het kennisbank artikel kopiëren
Onder 'Kennis' vind je tevens de kennishouders binnen de corporatie van deze vraag. Mocht je hulp nodig hebben, dan weet je gelijk wie je nodig hebt!
Mail heeft status behandeld als je de mail hebt beantwoord, contactmoment vastgelegd of taak hebt aangemaakt.
Maak je geen taak aan? Dan sla je verder niets op de relatiekaart op. Doe dus dit altijd om een contactmoment registreren. Verander vervolgens de status van het bericht:
- Afgerond: Mail verdwijnt uit je toegewezen berichten en uit de wachtrij
- Wachtend: Mail komt terug in de aan jouw toegewezen berichten als de relatie reageert. Zo kun je de correspondentie in de gaten blijven houden.
- In afwachting: Mail komt terug in de wachtrij voor iedere collega (met de juiste rechten) om op te pakken zodra de huurder terug mailt.