Hoe gebruik je Zaakgericht werken om een proces met duidelijke stappen en taken automatisch af te handelen (bijvoorbeeld het onboarden van een nieuwe huurder)? In deze hoe en wat leggen we dit uit.
Zaakgericht werken maakt het mogelijk processen volledig te automatiseren. Taken en Self Service Scenario's komen samen in overzichtelijke en traceerbare stappen.
Als voorbeeld gebruiken we het onboarding-proces voor een nieuwe huurder.
Open de relatiekaart van de nieuwe huurder en maak een ticket aan.
Selecteer het Self Service Scenario 'Welkom nieuwe huurder' om de zaak te starten.
De zaak wordt klaargezet en de huurder ontvangt automatisch een bericht via het door hem gekozen kanaal.
Bekijk de voortgang op de Tijdlijn van de huurder in Customers.
Open Zaken in de toolbar voor een overzicht van alle actieve zaken.
In het Klantportaal ziet de huurder de lopende zaak en ontvangt hij updates via sms, e-mail of app.
De huurder volgt de voortgang en ontvangt automatische herinneringen voor openstaande stappen.
De medewerker pakt de volgende taak op vanuit Customers.
Doorloop een stap van het SSS: vul een formulier in en sla documenten op in het DMS.
Na het voltooien van een stap wordt de huurder real-time op de hoogte gesteld van de statuswijziging.
De statuswijziging is ook zichtbaar voor de medewerker in Customers.
De huurder wordt uitgenodigd de huurovereenkomst digitaal te ondertekenen.
Digitaal ondertekenen: de huurder opent de PDF-previewer, bevestigt via een sms-code en ontvangt een uniek getekend exemplaar.
De eerste betaling wordt verwerkt via iDeal, via Ingenico of ING, op basis van de betaalvoorkeur van de huurder.
Gecombineerde stappen kunnen worden samengevoegd voor een soepeler proces.
De huurder downloadt de ondertekende overeenkomst, de zaak wordt afgerond en communicatie verloopt voortaan automatisch.
Andere voorbeelden van zaakgericht werken: vervanging van isolatieglas, een zelfaangebrachte voorziening of een overlastmelding.