Dit artikel bevat de volgende secties:
Contacten
Hier beheer je de contacten die in de voorkant getoond worden onder contacten > telefoongids. Een contact is een organisatie, plaats (locatie) of afdeling. Je kunt zoeken op naam en filters toepassen om het juist contact te vinden. Vervolgens kun je:
- Contact activeren: als contact gearchiveerd is
- Contact archiveren: contact is niet meer zichtbaar in de telefoongids, wel in omgevingsbeheer
- Contact verwijderen: contact niet meer zichtbaar in omgevingsbeheer én in omgevingsbeheer
- Contact wijzigen: contactgegevens aanpassen (zelfde scherm als onderstaande kop)
Nieuw contact
Hier maak je nieuwe contacten aan of bewerk je bestaande contacten. Het is niet nodig om alle velden in te vullen, maar hoe vollediger, hoe makkelijker voor de eindgebruiker. De velden invullen spreekt redelijk voor zich, maar een aantal hebben extra toelichting nodig:
- Oudercontact/Relatie: vul hier de organisatie in waar de organisatie, plaats (locatie) of afdeling onder valt. Onder gerelateerd kan een medewerker dan eenvoudig zien bij welke organisatie het contact hoort.
- Navigatie: We raden aan om een Google Maps link toe te voegen, zoals: https://maps.app.goo.gl/bPUUDkLVNaNqkCdbA
- Extern contact: Is dit content van binnen (intern) of buiten (extern) de organisatie. Op dit moment heeft dit geen invloed op de voorkant van Social, maar we zijn van plan om in een latere update deze metadata ook te tonen/filterbaar te maken voor eindgebruikers.
Exporteren en importeren
Voor een uitgebreide toelichting, zie: Social Management - Importeren & Exporteren
Exporteren
Via nieuw contact > exporteer contacten kun je alle contacten die in Social zijn opgeslagen exporteren naar Excel.
Importeren
Via nieuw contact > importeer contacten kun je eenvoudig bestaande contacten in Social importeren:
- Download het Excel template direct vanuit het omgevingsbeheer
- Vul de Excel in (het is niet nodig om alle velden in te vullen)
- Twijfel je wat de velden in het template betekenen en wat je dus in moet vullen? Maak dan eerst een contact aan, vul alle velden in en exporteer alle contacten (zo begrijp je de logica beter)
- Zorg bij het uploaden ervoor dat je een bestand met de extensie .xlsx uploadt