Voor organisaties die van het legacy Workspace social intranet overstappen naar Suite Social, is er een vast migratie proces. Dit proces helpt jou om de stap van oud naar nieuw te maken. Dit artikel legt je hier meer over uit en bevat de volgende secties:
- Digitale rondleiding: Klik zelf door de nieuwe Social heen!
- Kies je migratiepad
- Migratie: Stappen naar nieuwe Social
- FAQ
Digitale rondleiding: Klik zelf door het nieuwe Social heen!
Plaatjes zijn leuk, maar nog mooier is het om zelf door het nieuwe Social heen te klikken. Via onze digitale rondleidingen kun je zelf door Social (voorkant), Knowledge (CMS), Portals (portalen-bouwer) en Management (omgevingsbeheer) klikken:
- Social - Digitale rondleiding
- Knowledge - Digitale rondleiding
- Portals - Digitale rondleiding
- Management - Digitale rondleiding
Tip: deze digitale rondleidingen zijn publiek benaderbaar en daardoor ook intern te delen met collega's zonder Zendesk account! Ben je benieuwd naar een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen oud en nieuw? Zie: Social: Belangrijkste verbeteringen en nieuwe functionaliteiten
Kies je migratiepad
Vier smaken
De overstap van Workspace naar Embrace Social is voor elke organisatie anders. De een wil vooral snel en zonder kosten over. De ander ziet de overstap als het moment om het intranet opnieuw in te richten. Daarom bieden we vier opties aan. Ze bouwen op elkaar voort: hoe verder je gaat, hoe meer begeleiding je krijgt en hoe meer je uit Embrace Social haalt.
A. Blijf op Workspace. Je blijft waar je bent. Dat kost geen inspanning, maar levert ook geen nieuwe mogelijkheden op.
B. Basis migratie (kosteloos). Ons migratieteam zet je omgeving één op één over naar Embrace Social. Het proces is standaard, met e-learnings en maandelijkse webinars. De planning hangt af van de beschikbaarheid van het migratieteam. De nieuwe mogelijkheden van Embrace Social ga je zelf verkennen en toepassen. Ook de communicatie naar je collega's doe je zelf.
C. Migratie+ (betaald). We hebben inmiddels meer dan 75 migraties gedaan. Daaruit bleek dat de meeste organisaties met de basis migratie van A naar B komen. Maar veel klanten gaven aan dat ze meer persoonlijke aandacht en beschikbaarheid van ons wilden. Daarom is er Migratie+. Bij Migratie+ krijg je een consultant als vast aanspreekpunt. De consultant geeft trainingen voor jouw organisatie en helpt je zo efficiënt mogelijk te migreren. We richten ook koppelingen in, zoals Microsoft 365 en Zenya, en ondersteunen bij communicatie en adoptie. Zo haal je meer uit de nieuwe functionaliteiten van Embrace Social.
D. Nieuwe start (betaald). Alles van Migratie+, plus een voorbereidingstraject met onafhankelijk adviseur Christiaan Lustig. Christiaan is in alle fases projectleider aan jouw kant. Met interviews en een enquête onder medewerkers (taakidentificatie) ontdek je wat collega's echt van het intranet nodig hebben. Medewerkers maken en toetsen daarna zelf de nieuwe navigatie, met card sorting en tree testing. In een werksessie bepalen we welke content mee moet, wat weg kan en wat beter moet. De contentinventarisatie zelf voer je daarna uit volgens die afspraken. Voor meer informatie, klik hier.
Wat vraagt en kost elke optie?
Meer ondersteuning van ons betekent ook meer inbreng van jouw organisatie. Hieronder zie je per optie de ondersteuning, de inspanning, de doorlooptijd en de kosten.
Welke fases horen bij welke optie?
Een migratie kent vijf fases: contentinventarisatie, positionering in het digitale landschap, technische migratie, extra koppelingen en communicatie en adoptie. Per optie zie je welke fases we samen met jou doorlopen.
De verschillen op een rijtje
Wat je per onderdeel krijgt bij de drie migratiepaden. Bedragen zijn indicatief en exclusief btw. Migratie+ is exclusief licenties voor koppelingen (bekijk alle koppelingen), Nieuwe start exclusief reiskosten.
Welke optie past bij jou?
Herken je de meeste punten in een kolom? Dan is dat waarschijnlijk jouw optie. Twijfel je welke optie bij je past? Neem contact op met je accountmanager. Voor meer informatie over de nieuwe start, klik hier (D).
Met wie heb je contact?
Per fase weet je wie je aanspreekpunt is:
- Fase 1, contentinventarisatie: Christiaan Lustig, onafhankelijk adviseur
- Fase 2, positionering in het digitale landschap: Christiaan Lustig, onafhankelijk adviseur
- Fase 3, technische migratie: het migratieteam van Embrace (Delivery)
- Fase 4, extra koppelingen: een consultant van Embrace
- Fase 5, communicatie en adoptie (livegang): het migratieteam van Embrace (Delivery)
Migratie: Stappen naar nieuwe Social
We hebben een vast stappenplan om de migraties in goede banen te leiden:
FAQ
- Wat moet ik van tevoren geregeld hebben?
- Wie heb ik nodig en hoe veel tijd kost dit?
- Hoe meld ik mij aan voor de migratie en wanneer zouden we kunnen beginnen?
- Hoe kan ik content opschonen om sneller te migreren (webinar)?
- Hoe werkt de nieuwe start (migratie smaak D)?
Wat moet ik van te voren geregeld hebben?
✅ Je omgeving gaat mee in de automatische updates (Unibranch)
Jouw omgeving moet op de laatste versie draaien. Doe je al mee met de Unibranch-updates? Zo ja, dan hoef je niets te doen. Zo nee, meld je aan via: Updates - Embrace Unibranch
✅ Je hebt de nieuwe verwerkersovereenkomst getekend
Om een wat technisch verhaal kort te maken: op je omgeving moeten Microsoft Azure Blobstorage en Elasticsearch geactiveerd zijn. Azure Blobstorage is een snellere manier van dataopslag in de Microsoft Cloud. Hiermee kun je rekenen op betere ondersteuning voor grotere bestanden, zoals video. Elasticsearch is een moderne, snellere SaaS-zoekmachine. Omdat dit nieuwe subverwerkers zijn, sluiten we een nieuwe verwerkersovereenkomst met je af. Als je deze nog niet getekend hebt, kun je dat hier doen. Heb je vragen? Stel ze via privacy@embracecloud.nl
✅ Je hebt je Umbraco CMS content opgeschoond en gereed gemaakt voor het nieuwe CMS
Dit is geen verplichting en kan uiteraard ook tijdens het migratie traject, maar je doet er goed aan om alvast je content zo veel mogelijk op te schonen. Klik hier voor meer informatie.
Wie heb ik nodig en hoe veel tijd kost dit?
Dit verschilt per organisatie, het hoeft niet veel tijd te kosten. Bespreek dit ook vooral met je accountmanager van Embrace. De volgende personen heb je in ieder geval nodig:
- Content: gemiddeld 1 á 2 werkdag(en) per week bezig gedurende het traject tot ca. 2 weken na livegang
- Communicatie: maximaal 1 werkdag - dit is enkel de communicatie rondom livegang
- Techniek: maximaal 1 werkdag
Voor meer informatie inclusief toelichting per werkgroep, klik hier.
Ik wil aan de slag! Wanneer en hoe kunnen we starten?
Op dit moment ervaren we capaciteitsproblemen door onverwacht verloop en verzuim. Daardoor duurt het plannen van een migratie langer dan je van ons gewend bent. Neem contact op met je accountmanager zodat we de mogelijkheden samen kunnen bespreken. Weet je even niet wie dit is? Stuur dan een mail naar binnendienst@embracecloud.nl
Hoe kan ik content opschonen om sneller te migreren (webinar)?
Bekijk deze webinar van collega Ingrid Vrieling om te leren wat je nu al kunt doen in je content om je zo goed mogelijk voor te bereiden op de migratie: