Het nieuwe Embrace Social is niet een nieuwe versie van Workspace, maar een opnieuw opgebouwd product. Umbraco is vervangen door een eigen CMS, Knowledge, met meer ruimte om door te ontwikkelen. Er is één versie in de cloud die elke twee weken verbetert. 

Het platform bestaat nu uit vier onderdelen: Social voor eindgebruikers, Knowledge als CMS, Portals als portalen-bouwer en Management voor het omgevingsbeheer. Klik voor een digitale rondleiding: 

• Social (eindgebruikers) 
• Knowledge (CMS)
• Portals (portalen-bouwer) 
• Management (omgevingsbeheer) 

In dit artikel lopen we per onderdeel door wat er verandert. Je leest wat er nieuw is, hoe de inhoud wordt overgezet en wat niet 1 op 1 meegaat. Per onderdeel vind je ook de functionaliteiten, de fit gap en concrete aandachtspunten voor jullie voorbereiding. De drie werkgroepen, Communicatie/adoptie, Content en ICT, gebruiken dit artikel als basis om de migratie in goede banen te leiden.

Niet alles past precies in het nieuwe jasje. We migreren zo veel mogelijk, en waar dat niet lukt, zoeken we samen een oplossing. Om het project in goede banen te leiden, hebben we drie werkgroepen. Klik op een werkgroep voor meer informatie.

• Migratie werkgroep: Communicatie/adoptie
• Migratie werkgroep: Content
• Migratie werkgroep: ICT

Dit artikel bestaat uit de volgende secties: 

• Inleiding
• Social intranet
  • Startpagina
  • Groepen
  • Gebruikers
• Knowledge & Portals (CMS)
  • Nieuws
  • Kennisbank: Artikelen
  • Widgets
  • Formulieren
  • Agenda
• Techniek
• Management (Beheer) 
• Mobiele app

Inleiding

Het huidige intranet bestaat uit twee systemen: 

• Social intranet (product van Embrace)
• Contentmanagementsysteem Umbraco CMS (open source)

Voor het nieuwe Social intranet van Embrace zijn we afgestapt van het CMS Umbraco en hebben we een eigen CMS ontwikkeld waar we meer vrijheid hebben om in door te ontwikkelen. Houd er rekening mee dat we Umbraco niet hebben nagebouwd, maar een eigen product hebben ontworpen. Dat betekent dat niet alles 1 op 1 in het nieuwe jasje zal passen. Uiteraard streven we ernaar alles zo goed mogelijk te migreren en waar dit niet lukt, te faciliteren.

In dit document doorlopen we alle onderdelen van het social intranet en het CMS. Aan de hand van onderstaande kopjes geven we inzichten die van belang zijn voor de update van het intranet.

• Wat is nieuw?
  Wat zijn nieuwe functionaliteiten of wat werkt anders ten opzichte van het oude intranet/CMS.
• Hoe wordt het gemigreerd?
  Beschrijving hoe de inhoud van het onderdeel overgezet wordt in het nieuwe jasje.
• Wat gaat niet mee?
  Het jasje past niet altijd 1 op 1. We geven inzicht in wat niet mee gaat. In sommige gevallen zijn zaken handmatig op te lossen of moet er een andere oplossing bedacht worden.
• Functionaliteiten
  Een overzicht van de functionaliteiten van het onderdeel in het nieuwe Social intranet.
• Fit gap
  Deze functionaliteiten missen nog, maar staan mogelijk wel op de planning. Mocht hier iets tussen zitten wat voor jullie belangrijk is, dan hebben we 2 opties: 
  - Toch starten met de update met een indicatie wanneer de functionaliteit beschikbaar is. Eventueel workarounds bedenken.
  - Wachten tot de functionaliteit beschikbaar is.
  - Sommige onderdelen staan niet op de planning maar zaten wel in de oude versie, deze werken in de nieuwe versie anders of komen niet meer terug omdat deze te weinig gebruikt werden.
• Aandachtspunten voor de update
  Aan de hand van bovenstaande inzichten geven we concrete handvaten mee voor de voorbereidingen van de update van het intranet.

Social intranet

Het Social intranet van Embrace bestaat uit: een persoonlijke startpagina, groepen (tijdlijnen) en gebruikers. Bekijk hier de digitale rondleiding: Social - Digitale rondleiding

Startpagina

Wanneer je naar de url van het intranet gaat, land je op jouw persoonlijke startpagina. Deze bestaat uit:

• Een linkerzijbalk
• Een horizontale menubalk met menu-items (uit het CMS)
• Een samenvatting van alle tijdlijnen van de groepen waar je lid van bent (chronologisch getoond)
• Vaste widgets (uit het CMS) en persoonlijke widgets

Wat is nieuw?

• De opzet van de startpagina was redelijk standaard. Je had alleen keuze uit nieuwstemplates om het nieuws in te presenteren. In het nieuwe platform heb je meer vrijheid om de startpagina naar wens op te bouwen. Denk aan blokken met informatie toevoegen of de blokken anders indelen. In het project kunnen we jullie wensen bespreken en samen zullen we dan de gewenste inrichting klaarzetten.

• De linkerzijbalk is een menubalk met knoppen uit ons product geworden, waar geen knoppen meer aan toegevoegd kunnen worden voor contentinrichting (bijvoorbeeld snelkoppelingen). 

  Op volgorde van boven naar beneden:

  • Applicaties (optioneel)
  • Zoekfunctie
  • Dashboard: de (persoonlijke) startpagina
  • Multi-label: meerdere dashboards (optioneel)
  • Groepen
  • Contacten: was voorheen twee losse knoppen: collega's & telefoongids 
  • Documenten (optioneel)
  • Favorieten
  • Pages (optioneel)
  • Chat (optioneel)
  • HelpCenter (optioneel) 
  • Notificaties
  • Profiel
     

Hoe wordt het gemigreerd?

• De startpagina wordt na migratie voor jullie ingericht en aan jullie opgeleverd. De horizontale menubalk wordt ingericht met de menu-items en de vaste widgets worden op de juiste plek geplaatst. 
• De persoonlijke widgets worden gemigreerd.
• De tijdlijn wordt automatisch gevuld met de tijdlijnberichten van groepen waar je lid van bent. De volgorde van de tijdlijnberichten wordt standaard gesorteerd op 'recente activiteit' (algoritmisch) of o op recente berichten (chronologisch). Je stelt dit in bij omgevingsbeheer. 
   

Wat gaat niet mee?

• Knoppen die toegevoegd zijn in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld snelkoppelingen of de YouTube/Vimeo widget).
• Widgets die niet overgezet kunnen worden (zie widgets)

Functionaliteiten

• ✅ Nieuws uit het CMS kan gepresenteerd worden op de startpagina. Er is keuze uit 4 varianten en je hebt de vrijheid om meerdere nieuwswidgets te plaatsen.
• ✅ In de horizontale menubalk kan CMS content geplaatst worden.
• ✅ In de tijdlijn worden tijdlijnberichten getoond die voor de gebruiker relevant zijn, op basis van de groepen waar de gebruiker lid van is.
• ✅ Op de startpagina kunnen een aantal widgets vastgezet worden door intranetbeheerders, zodat alle gebruikers deze widgets zien op hun persoonlijke startpagina.
• ✅ Een gebruiker kan ook zelf widgets plaatsen op zijn/haar persoonlijke startpagina vanuit de widgetstore (die intranetbeheerders kunnen vullen met beschikbare widgets). 

Aandachtspunten voor de update

• De startpagina is de eerste indruk. Zorg dat die er naar wens bij staat. Denk aan:
  • Nieuwsweergave
  • Sticky header
  • Horizontale menubalk
  • Vaste widgets
  • Kleurgebruik 
  • Optioneel: een leuk welkomstbericht, een feestelijke widget of nieuwsbericht om de gebruikers welkom te heten op het nieuwe platform.

Groepen

Een groep bestaat uit:

• Een groepsprofielfoto en headerafbeelding
• Een groepstijdlijn 
• Groepsmodules (mits deze beschikbaar zijn gesteld door de intranetbeheerder in omgevingsbeheer):
  • Documenten
  • Pages
  • Planner
  • Vergadermodule (end of life)
• Groepswidgets (ingesteld door een groepsbeheerder)

Wat is nieuw?

• Verbeterde functionaliteiten in de tijdlijn:
  • Opmaak van tijdlijnberichten
  • Hyperlinks toevoegen aan geselecteerde tekst
  • Gifjes
  • Reageren met meerdere emoji's i.p.v. alleen duim omhoog.
• Weergave van groepen:
  • Aan de linkerkant blijft een kolom zichtbaar van de groepen waar je lid van bent, zodat duidelijker zichtbaar is in welke groep (en tijdlijn) je je bevindt en zodat je gemakkelijker naar andere groepen kunt navigeren.
  • Het onderdeel groepen heeft een eigen template, waar de header (logo + horizontale menubalk) momenteel geen onderdeel van is. 
  • De formaten van een groepsprofielfoto en headerafbeelding zijn anders. Dit heeft te maken met de nieuwe weergave van de groepen.
• Weergave van groepenoverzicht. Groepen worden in een tegelweergave getoond, met bovenin een rij uitgelichte groepen.
• Vastpinnen van groepen. 
• Groepsleden kunnen ook (persoonlijke) widgets plaatsen op de groepspagina, deze zijn dan alleen zichtbaar voor henzelf. 

Hoe wordt het gemigreerd?

• Alle groepen worden gemigreerd inclusief de tijdlijn en de groepsmodules: documenten, pages en planner. 
• Alle gearchiveerde groepen worden ook mee gemigreerd en zullen ook in het nieuwe platform de status gearchiveerd krijgen. De reden dat ze mee worden gemigreerd, is omdat gearchiveerde groepen ook op actief gezet zouden kunnen worden. Wanneer je (een deel) van de gearchiveerde groepen niet mee wilt naar de nieuwe omgeving, kun je ze handmatig 1 voor 1 definitief verwijderen of gebruik maken van de onderhoudsfunctie (>Beheer >Groepen >Onderhoud). Hiermee worden gearchiveerde groepen definitief verwijderd na een x periode.
• Groepswidgets worden gemigreerd.

Wat gaat niet mee?

• De 'Vergadermodule' wordt helaas niet gemigreerd. Weinig klanten zullen hier gebruik van maken, omdat het al 'end of life' was in het huidige intranet. Echter, omdat het nog wel werkte kon er nog wel gebruik van gemaakt worden, maar het werd niet doorontwikkeld. Dit is de reden waarom we het niet meenemen naar het nieuwe platform.
• Groepswidgets die niet overgezet kunnen worden (zie widgets)
  • Notities
  • Bestanden

Functionaliteiten

• ✅ Groepenoverzicht
• ✅ Groepspagina
• ✅ Groep kan beheerd worden door groepsbeheerder
  • ✅ Groepsmodules: documenten, pages, agenda
  • ✅ Groepswidgets
  • ✅ Tijdlijnbericht vastpinnen in groep
• ✅ Gebruikers kunnen persoonlijke widgets (dus alleen zichtbaar voor zichzelf) toevoegen aan een groepspagina.

Fit gap

• Tijdlijnbericht modereren als groepsbeheerder. Modereren kan door een intranetbeheerder met de rol 'social manager'.
• Header (logo + horizontale menubalk) in beeld houden, ook als je in het groepsonderdeel bent. Staat voor later dit jaar op de roadmap. Er moeten eerst een aantal ontwikkelingen plaatsvinden om hiermee aan de slag te kunnen.
• Verbeteringen in pages module.

Aandachtspunten voor de update

• Welke groepsmodules zijn voor jullie belangrijk? Kunnen jullie dat op dezelfde manier gebruiken in het nieuwe platform? 
• Zijn er groepen ingericht met widgets door de groepsbeheerder? Maken zij gebruik van widgets die niet gemigreerd kunnen worden?

• Optioneel: je kunt het moment aangrijpen om inactieve groepen op te ruimen door ze te archiveren. Bijvoorbeeld groepen die het afgelopen jaar geen activiteit hebben gehad. Wanneer ze gearchiveerd zijn, zijn ze niet meer zichtbaar aan de voorkant, maar ze zijn dan nog niet definitief verwijderd. Indien nodig kunnen ze weer geactiveerd worden.

  
    

Gebruikers

Het huidige intranet is gevuld met gebruikers. Dit kan op meerdere manieren gevuld zijn: handmatig, met een Excel import of via een profielsynchronisatie (script).

Wat is nieuw?

• Onder de motorkap verloopt het beheer van gebruikers via onze 'Identity Provider'. Voorheen lag het beheer van gebruikers in het intranet zelf.
• Het script om de profielsynchronisatie in te stellen. Niet helemaal nieuw, omdat het lijkt op het oude. maar dit nieuwe script moet gebruikt worden om de profielsynchronisatie te configureren op het nieuwe platform. 

Hoe wordt het gemigreerd?

• Alle gebruikers worden gemigreerd inclusief de inhoud in hun profielen. Ook het type intranetgebruiker wordt overgenomen: interne gebruiker of gastgebruiker. 
• Alle gearchiveerde gebruikers worden gemigreerd en zullen ook in het nieuwe platform de status gearchiveerd krijgen. De reden dat ze mee worden gemigreerd, is omdat gearchiveerde gebruikers ook op actief gezet zouden kunnen worden. Wanneer je (een deel) van de gearchiveerde gebruikers niet mee wilt naar de nieuwe omgeving, kun je ze handmatig 1 voor 1 definitief verwijderen of gebruik maken van de onderhoudsfunctie (>Beheer >Gebruikers >Onderhoud). Hiermee worden gearchiveerde gebruikers definitief verwijderd na een x periode.
• Het profielsynchronisatiescript wordt niet gemigreerd, maar wel zo goed mogelijk gefaciliteerd. De technische actie wordt via een ticket uitgezet en daarin wordt specifiek beschreven wat ingesteld moet worden toegespitst op jullie situatie.
• Instellingen in de profieleditor (>Beheer >Gebruikers >Profieleditor) worden gemigreerd.

Wat gaat niet mee?

• Eventueel maatwerk in het profielsynchronisatie script. Als hier sprake van is, zullen we bekijken wat wel/niet mogelijk is.
• Default headerafbeelding bij gebruikers. We hebben geen headerafbeelding meer in de profielpagina.
• Het type gebruiker 'omgevingsbeheerder' wordt niet automatisch meegenomen. Tijdens het project zal aandacht besteed worden aan het inrichten van rechten en rollen voor intranetbeheerders.
• Bij de inlogmethode 'Embrace Forms' (aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord) worden de wachtwoorden van de gebruikers niet gemigreerd.

Functionaliteiten

• ✅ Gebruikers kunnen hun profielinformatie aanvullen (mits profielvelden op bewerkbaar zijn ingesteld door de intranetbeheerder).
• ✅ De profielinformatie kan geautomatiseerd ingevuld worden met reeds bekende informatie uit Microsoft Entra (active directory). Dit kunnen standaard velden of custom velden zijn.
• ✅ Een intranetbeheerder kan instellen welke profielvelden aan/uit moeten in profielen, welke bewerkbaar zijn of op slot en kan customvelden toevoegen.

Fit gap

• Beheerfunctionaliteiten op gebruikers (zie intranetbeheer).
• Archiveren is geen softdelete (script: $ArchiveNonExisting).
• Profielsynchronisatie: inregelen groepslidmaatschap.
• Profielsynchronisatie: inregelen gastgebruikers via sync.

Aandachtspunten voor de update

• Rechten en rollen voor intranetbeheerders/redacteuren inrichten in het nieuwe platform
• Indien gastgebruikers via de inlogmethode 'Embrace Forms' inloggen (aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord) in communicatie meenemen dat ze eerst opnieuw hun wachtwoord moeten instellen.

Knowledge & Portals (CMS)

In het contentmanagementsysteem (CMS) wordt de content van het intranet door een groep redacteuren beheerd die getraind zijn in het CMS. Dit is content die gezonden wordt door de organisatie in het nieuwsonderdeel, in contentstructuren (zoals Weten & Regelen) en in vaste widgets. In het nieuwe Social is dit opgesplitst in twee onderdelen. Klik op het onderdeel voor een digitale rondleiding.

• Knowledge (CMS): Kennisbank, Media, Tags, Conversations (Workflows), AAVA Content, etc.
• Portals: Portalen-bouwer, Widgets, Thema-editor en Content (Nieuws, Segmenten,Applicaties, Gidsen) 

Nieuws

Het onderdeel nieuws bestaat uit:

• Een (of meerdere) nieuwsbak(ken) met nieuwsartikelen
• Een nieuwstemplate op de startpagina
• Een nieuwsoverzichtspagina (in de horizontale menubalk)
• Een nieuwswidget

Wat is nieuw?

• Nieuwssegmenten: een functionaliteit om meerdere submapjes met nieuws te maken.

Hoe wordt het gemigreerd?

• Alle nieuwsbakken inclusief nieuwsartikelen worden gemigreerd naar het nieuwsonderdeel >Applicaties >Portals >Content >Nieuws.
• De gerelateerde blokken (aan de rechterkant) worden gemigreerd: 
  • Personen (gerelateerde 'wie weet hier meer van')
  • Content ('gerelateerde 'meer informatie')
  • Links ('gerelateerde links)
  • Bijlagen ('gerelateerde documenten')
• Voor elke nieuwsbak wordt een nieuwssegment (=submapje) aangemaakt.
• Alle gepubliceerde nieuwsartikelen krijgen de status 'gepubliceerd' en alle gedepubliceerde nieuwsartikelen krijgen de status 'concept', hierdoor zijn deze artikelen niet gepubliceerd aan de voorkant. 
• Tags bij nieuwsberichten worden gemigreerd. 

Wat gaat niet mee?

• Instellingen bij een ingepland, vastgezet, of belangrijk nieuwsbericht gaan niet automatisch mee. Maar kunnen we wel rekening mee houden bij de oplevering. Wanneer hier sprake van is, is dit een aandachtspunt.

Functionaliteiten

• ✅ Vastpinnen van nieuwsberichten
• ✅ Notificatie verzenden bij een belangrijk nieuwsbericht
• ✅ Inplannen van publicatie en depublicatie van nieuwsbericht 
• ✅ Notificatiebalk (storingsbalk) bij een belangrijk nieuwsbericht
• ✅ Tags bij nieuwsberichten en een nieuwsfilter die filtert op deze tags
• ✅ Nieuwsartikelen kun je opbouwen met: tekstblok, bijlage-blok, embed (video) blok, embed (conversation) blok om veelgestelde vragen of formulieren te embedden.
• ✅ Reactiemogelijkheid op nieuwsartikelen kan aan/uit gezet worden in het nieuwstemplate.
• ✅ Notificatiebalk bij belangrijknieuws (storingsbalk).

Fit gap

• Migratie slugs:
  De url van gemigreerde nieuwsartikelen bevatten nog geen nette 'slug' (= pad wat achter de url komt). Hier zou de titel van het artikel moeten komen te staan i.p.v. de ID. Dit gebeurt wel bij nieuwe artikelen, maar helaas nog niet bij gemigreerde artikelen. Je kunt de slug wel handmatig aanpassen in het nieuwsartikel en deze als primaire slug instellen. De 'oude slug' blijft dan ook nog werken. Zie ook: 
• Nieuws delen functionaliteit:
  De delenfunctionaleit om vanuit een nieuwsartikel (aan de voorkant) een nieuwsartikel te delen in de tijdlijn ontbreekt voorlopig op het nieuwe platform. Je kunt wel eenvoudig de link kopiëren via een knopje bij het nieuwsbericht, en deze vervolgens op de tijdlijn delen. 

Aandachtspunten voor de update

• Nieuwssegmenten:
  • Willen jullie gebruik maken van deze functionaliteit? Zo ja, dan moet dit ingericht worden tijdens het project. 
  • Als er al meerdere nieuwsbakken waren, zijn daar nieuwssegmenten voor aangemaakt. Vervolgens moet naar wens ingericht worden waar je de nieuwsbakken wel/niet wilt tonen op het intranet.
• Notificatiebalk bij belangrijk nieuws
  • Willen jullie gebruik maken van deze functionaliteit? Zo ja, dan moeten we dit inrichten tijden het project.
• Zijn er op het moment van de update instellingen in nieuws die we handmatig over moeten nemen? Denk aan ingepland nieuws, vastgezet nieuws of de storingsbalk.

Kennisbank: Artikelen

Content in de intranet-kennisbank kan bestaan uit:

• Een contentstructuur:
  • Een A/Z weergave (handboeken), met een categoriefilter optie
  • Een tegelweergave
• Een contentpagina (met één contentartikel)
• Een webpagina met meerdere contentartikelen
• Een snelkoppeling naar een andere webpagina

Wat is nieuw?

• We hoeven niet meer vooraf te kiezen voor een contentstructuur en zitten daarmee niet vast aan de weergave. In het nieuwe platform bestaat content uit: onderwerpen (=mappen) en artikelen (= de inhoud van de pagina).
• AAVA Content: nieuwe functionaliteiten om het beheer en de kwaliteit van je content te verbeteren. Denk aan feedback, content eigenaren & deadlines en dynamische variabelen (smartlabels). Zie ook: Knowledge - AAVA Content

Hoe wordt het gemigreerd?

• De contentstructuren worden gemigreerd naar het onderdeel 'Knowledge', de plek van de 'kennis'-artikelen: >Applicaties >Knowledge >Onderwerpen. 
• Aangezien in dit nieuwe platform de content bestaat uit onderwerpen en artikelen, worden alle content-items uit Umbraco gemigreerd naar onderwerpen en artikelen. Voor alle content-items met tekstuele inhoud worden artikelen aangemaakt. Voor alle content-items waar nog andere subonderwerpen/artikelen onder hangen, worden 'onderwerpen' (=mapjes) aangemaakt. 
  Soms is het zo dat een onderwerp óók nog tekstuele inhoud bevat. Er wordt dan ook een artikel aangemaakt (met dezelfde naam als het onderwerp) en deze wordt dan ingesteld als hoofdartikel van het onderwerp. 
• Artikelen kunnen gerelateerde blokken bevatten aan de rechterkant van het artikelen. Deze gerelateerde blokken worden gemigreerd: 
  • Personen (gerelateerde 'wie weet hier meer van')
  • Content ('gerelateerde 'meer informatie')
  • Links ('gerelateerde links)
  • Bijlagen ('gerelateerde documenten')
• Linkjes in de tekst worden gemigreerd. Let op: er zijn verschillende soorten linkjes:
  • Interne links naar CMS content, die via een interne koppeling zijn gelegd. Deze worden gemigreerd en zullen na migratie ook werken.
  • Externe links naar andere webpagina's. Deze worden gemigreerd en zullen na migratie ook werken.
  • Interne links die als harde link zijn ingevoerd zullen wel gemigreerd worden, maar deze zullen na migratie geen stand houden. Denk aan links naar het groepenonderdeel of naar profielen van gebruikers. Maar het kunnen ook harde links zijn naar contentpagina's uit het CMS.

Wat gaat niet mee?

• Andere gerelateerde blokken aan de rechterkant, zoals: afbeeldingengallerij. Deze wordt over het algemeen weinig gebruikt.
• De weergave van de webpagina. De inhoud (de onderwerpen en artikelen) is wel mee gemigreerd. Alleen moet de weergave van de content opnieuw bekeken worden.
• Iconen die ingesteld staan bij de tegels worden niet mee gemigreerd. 
• Linkjes naar groepen of profielen worden als harde links meegenomen. Deze zullen na migratie niet werken op het nieuwe platform omdat de url van groepen en profielen een andere opbouw hebben. Dit geldt ook voor links naar contentpagina's uit het CMS die als harde url zijn ingevoerd. 

Functionaliteiten

• ✅ Content tonen in A/Z weergave
• ✅ Content tonen in onderwerpenweergave (tegels)
• ✅ Content tonen in een artikelweergave (één artikel)
• ✅ Tags instellen bij content en een contentfilter die filtert op deze tags
• ✅ Gerelateerde blokken instellen bij een artikel: personen, content, links, bijlagen
• ✅ Contentartikelen kun je opbouwen met: tekstblok, bijlage-blok, embed (video) blok, embed (conversation) blok om veelgestelde vragen of formulieren te embedden.

Fit gap

• Migratie slugs:
  De url van gemigreerde contentartikelen bevatten nog geen nette 'slug' (= pad wat achter de url komt). Hier zou de titel van het artikel moeten komen te staan i.p.v. de ID. Dit gebeurt wel bij nieuwe artikelen, maar helaas nog niet bij gemigreerde artikelen. Je kunt de slug wel handmatig aanpassen in het nieuwsartikel en deze als primaire slug instellen. De 'oude slug' blijft dan ook nog werken.
• Delen nieuws:
  De functionaliteit om een nieuwsartikel te delen in de tijdlijn (vanuit de voorkant) ontbreekt nog in het nieuwe intranet. Er wordt nog aan de functionaliteit gewerkt in het nieuwe CMS + de migratie van bestaande gedeelde nieuwsartikelen.

Aandachtspunten voor de update

• Loop de weergave van de contentstructuren na op de testomgeving. Dit is hoe het gemigreerd wordt. Er zullen wellicht wat puntjes op de i gezet moeten worden. Dit moet in kaart gebracht worden, zodat jullie precies weten wat de puntjes op de i zijn voor de definitieve migratie.
• Bepaal welke instellingen je wilt voor de templates van de contentstructuren:
  • Wil je gebruikers de mogelijkheid geven om tussen onderwerpen/AZ weergave te switchen?
  • Wil je in de onderwerpenweergave gebruik maken van afbeeldingen of iconen?
  • Wil je in de onderwerpenweergave de onderliggende items in het blok tonen? 
• Verwijzen jullie in de content veel met linkjes naar pagina's op het intranet? Dan kun je checken of dit voor de linkjes naar CMS content via een interne koppeling is gelegd in Umbraco, zodat bij de definitieve migratie de link goed gemigreerd wordt. Tip: check de meest gebruikte pagina's, bijvoorbeeld van HR en ICT. 

Widgets

Voor meer informatie over het configureren van widgets, zie: Portals - Widgets

Wat is nieuw?

• Nieuwe widgets:
  • Mijn vastgezette groepen
  • Een aantal integratie-widgets: 
    • Microsoft To Do
    • Rx. Roxit Zaaksysteem

Hoe wordt het gemigreerd?

• Widgets van de persoonlijke startpagina worden gemigreerd*.
• Groepswidgets die door een groepsbeheerder zijn ingericht worden gemigreerd*.
• Widgets die door een intranetbeheerder vast zijn gezet voor alle gebruikers worden gemigreerd*.
• Lijst van widgets die automatisch gemigreerd worden:
  • Afwezigheid
  • Banner en tekstbanner
  • Bestanden
  • Felicitaties (verjaardagen en jubilea)
  • Mijn groepen (voorheen lid van...)
  • Notities
  • Pages/blog
  • Personen (voorheen collega's)
  • Populaire groepen
  • Populaire berichten
  • Recente wijzigingen (voorheen recent gewijzigd en slimme lijst)
  • RSS & nieuwssites (voorheen RSS reader, RSS en RSS nieuwsbronnen)
  • Snelkoppelingen (samengevoegd: favorieten, snelkoppelingen, snelkoppelingen met afbeeldingen, zelfgekozen snelkoppelingen met afbeeldingen)
  • Tags van de week
  • Weer: neerslag (voorheen buienradar)
• Lijst van widgets die niet automatisch gemigreerd kunnen worden, maar wel handmatig ingericht kunnen worden na migratie:
  • Nieuwswidget
  • Groepsagenda (agenda)
  • Profielstatus
  • iFrame
  • Sidebar widget: applicaties 
  • Video embed (was: sidebar Video)
  • Taken / onboarding

*met uitzondering van widgets die niet gemigreerd konden worden.

Wat gaat niet mee?

• Widgets die niet in het nieuwe platform zitten:
  • Aan de slag
  • Aftel
  • Focus
  • KPI

  • Uitgelicht

     

Functionaliteiten

• ✅ Er kunnen widgets beschikbaar gemaakt worden voor gebruikers en voor beheerders, zodat zij deze kunnen instellen vanuit de widgetstore.
• ✅ Widgets kunnen vastgezet worden door een intranetbeheerder. Daarnaast kan de intranetbeheerder instellen welke widgets standaard aangeboden moeten worden, maar welke de gebruiker naar wens kan verbergen.
• ✅ Een gebruiker kan zelf widgets instellen op zijn/haar persoonlijke startpagina.

Fit gap

• Structuur kunnen aanbrengen in widgetmanagement (>Portals >Widgets). Bijvoorbeeld door mappen te kunnen maken of te kunnen filteren op: 
  • Widgets voor intranetbeheerders
  • Widgets voor gebruikers

Aandachtspunten voor de update

• Welke widgets wil je beschikbaar maken voor gebruikers/intranetbeheerders?
• Welke widgets wil je vast instellen en welke standaard aanbieden met de mogelijkheid tot verbergen?
• Welke widgets moeten we na migratie nog handmatig inrichten?
• Zijn er widgets die niet gemigreerd kunnen worden en willen we daar een andere oplossing voor?

Formulieren

Zie ook: Umbraco formulieren migratie naar Knowledge Conversation

Hoe wordt het gemigreerd?

• Inhoud van formulieren:
  • De inhoud van formulieren (opgebouwd met formuliervelden) worden gemigreerd naar het onderdeel Conversations in het nieuwe CMS (>Knowledge >Conversations). Hier staat een submapje genaamd 'Formulieren' en hier zijn alle formulieren naartoe gemigreerd.
  • De workflow kan helaas niet gemigreerd worden. Denk aan: naar wie moet een notificatie verstuurd worden wanneer het formulier ingevuld is. Dit moet handmatig ingesteld worden na migratie.
• Koppeling met formulieren:
  • Wanneer een formulier op een pagina (nieuwsartikel/contentartikel) geplaatst is, wordt het formulier gemigreerd naar een 'Conversations embed-blok' in een artikel. 

Functionaliteiten

• Een formulier kan opgebouwd worden uit de volgende formuliervelden:
  • ✅ Tekstveld
  • ✅ Datumveld (één of periode)
  • ✅ Selectieveld (één of meerdere)
  • ✅ Bestanden uploadenveld
  • ✅ Scheidingslijn
• ✅ Er kan een workflow ingesteld worden.
• ✅ Formulieren kunnen embed worden in een nieuws/knowledge artikel.

Aandachtspunten voor de update

• Maken jullie gebruik van formulieren? Zo ja, welke moeten er actief zijn na de definitieve migratie. Hiervoor moeten we de workflow nog instellen na de definitieve migratie. Zie handleiding.

Agenda

Wat is nieuw?

• Het agenda onderdeel zit niet meer in het CMS, maar is verplaatst naar de groepsmodule 'agenda'.
• Naast 'gewone' evenementen en deelname evenementen, kunnen ook afspraken en mijlpalen in de agenda aangemaakt worden.
• Evenementen, afspraken en mijlpalen hoeven niet meer door CMS redacteuren in het CMS aangemaakt te worden. Een groepsbeheerder kan instellen of alle groepsleden of alleen de groepsbeheerders de agenda mogen vullen.

Hoe wordt het gemigreerd?

• De agenda-items uit Umbraco worden niet automatisch gemigreerd naar een groep, omdat we niet weten naar welke groep en wat de wensen zijn. Daarom is dit een aandachtspunt voor het project. We kunnen wel faciliteren door een export te maken van de agenda en dit te importeren in een groep.
  Deze kolommen zitten in de import: titel, omschrijving, datum en tijd, locatie, link, organisator, deelnemers, reservelijst, limiet deelnemers.

Wat gaat niet mee?

• Ingestelde afbeeldingen bij evenementen gaan niet mee met de Excel-export en import. Deze kun je wel handmatig weer toevoegen (voor bijvoorbeeld alleen de toekomstige evenementen).
• Opmaak in de tekst.
• Gerelateerde blokken: personen, meer info, links, bijlagen.

Functionaliteiten

• ✅ Er kunnen evenementen aangemaakt worden 
  • ✅ Een evenement bevat de volgende invoervelden: een headerafbeelding, een titel, omschrijving, link, datum, tijd, locatie en tags.
  • ✅ Een evenement kan opengezet worden voor registraties (=deelname evenement)
  • ✅ De deelnemerslijst kan verborgen worden
  • ✅ Er kan een einddatum ingesteld worden voor registraties.
  • ✅ Er kan een maximum aantal deelnemers ingesteld worden.
  • ✅ Er kan een export gemaakt worden van alle deelnemers
• ✅ Er kunnen afspraken aangemaakt worden
  • ✅ Een afspraak bevat de volgende invoervelden: een titel, omschrijving, link, datum, tijd, locatie en tags.
• ✅ Er kunnen mijlpalen aangemaakt worden
  • ✅ Een mijlpaal bevat de volgende invoervelden: een titel, datum en omschrijving.

Fit gap

• Evenementen dupliceren
• Tags worden niet meegenomen in de import. Kunnen wel handmatig toegevoegd worden aan nieuwe evenementen.

Aandachtspunten voor de update

• Moeten de evenementen uit het CMS geïmporteerd worden naar een groep? Welke?
  Moeten dan alle evenementen mee of vanaf een bepaalde datum?
• Zijn er afbeeldingen die handmatig toegevoegd moeten worden aan (toekomstige) evenementen?

Techniek

Zonder diep in te gaan op de technische acties (dit specificeren we wel voor de werkgroep ICT), is het wel handig om in het algemeen de wijzigingen in de techniek onder de loep te nemen.

Wat is nieuw?

• Onderdeel van de update is de productwijziging van een gehost product op een server bij Embrace naar een multi-tenant SaaS product in de cloud. We hebben maar 1 versie van ons product en al onze klanten (die over zijn naar het nieuwe intranetproduct) maken gebruik van deze versie. Hierdoor zijn ze altijd up to date en kunnen gemakkelijk gebruik maken van de nieuwste functionaliteiten. Dit is een groot verschil ten opzichte van het 'oude intranetproduct' waarbij onze klanten op 50 verschillende versies konden zitten. Hierdoor waren wij (en ook onze klanten) veel tijd kwijt aan het updaten van intranetten naar nieuwe versies. Die tijd kunnen we nu steken in het doorontwikkelen van ons intranetproduct.
• Ons product is meer gestandaardiseerd. Een belangrijk onderdeel is de standaard url op ons domein, wat gebruikelijk is voor multi-tenant SaaS producten. Ons format hiervoor is: [klantdomein].embracecloud.nl. 
  Een voordeel hiervan is dat Embrace het technisch beheer van het intranet naar zich toe trekt en hierdoor kan zorgdragen voor het in de lucht lanceren en behouden van het intranet (dns instellingen en certificatenbeheer).
  Voor klanten die nog niet op de standaardconventie zitten is het een nadeel, omdat zij een url op eigen domein gewend zijn. Hierin proberen we zo goed mogelijk te faciliteren, door standaard een landingspagina aan te bieden op de oude url bij de overgang. Daarnaast zal de url-wijziging ook onderdeel moeten worden van de communicatie naar jullie organisatie. Hier kunnen we jullie in adviseren en meenemen tijdens het project.
• Naast de huidige subverwerkers die al in de verwerkersovereenkomst stonden, maken we in het nieuwe platform gebruik van:
  • Azure Blobstorage (voor opslag)
  • Elastic Search (voor de zoekmodule)
• Een testomgeving is niet meer nodig. Een testomgeving werd meestal voor 2 doeleinden gebruikt:
  • Testen van functionaliteiten
    Dit is niet meer nodig, omdat ons product uit één versie bestaat. Updates hoeven dus niet meer door klanten zelf getest te worden. Wij testen ons product volgens de OTAP-methode: ontwikkeling op een alpha omgeving, testen op een stable alpha omgeving, acceptatie op een beta omgeving en daarna de uitrol naar klanten op productie omgevingen. Wanneer er een nieuwe koppeling moet worden geïmplementeerd, zullen we een tijdelijke testomgeving opzetten die we tijdens het implementatieproject zullen gebruiken. Daarna wordt het weer opgeruimd.
  • Testen van contentinrichting voor redacteuren
    Dit hoeft niet meer op een aparte testomgeving, maar er kan een apart dashboard worden ingericht op de productieomgeving voor testdoeleinden m.b.t. contentinrichting. Zie ook onze documentatie over testen en testomgevingen.
     

Hoe wordt het gemigreerd?

• Wanneer Azure Blobstorage en Elastic Search opgenomen zijn in de getekende documenten, worden deze modules geactiveerd op de nieuwe intranetomgeving.
• Scenario: eigen url > standaard url:
  • Er wordt een tijdelijke testomgeving opgezet voor dit project: [klantdomein-acc.embracecloud.nl].
    Doel van de testomgeving is wegwijs worden en voorbereiden op definitieve update. Helaas kan deze omgeving niet ingericht worden en live gezet worden. Er moet nog een definitieve migratie plaatsvinden waarin alle recente nieuwsberichten, tijdlijnberichten en content mee gemigreerd worden naar de nieuwe omgeving.
  • Op de definitieve migratiedag wordt de productieomgeving opgezet: [klantdomein.embracecloud.nl].
  • Het 'oude intranet' blijft nog 3 maanden in de lucht op de eigen url. Er wordt een landingspagina op gezet die 1) intranetgebruikers alert maakt van de verhuizing van het intranet en verwijst door naar de nieuwe url. En 2) het oude intranet beschikbaar maakt voor een kleine groep intranetbeheerders.
  • Na 3 maand (na de migratiedatum ronden we af naar de 1e van de daaropvolgende maand en rekenen dan 3 maanden) zullen we ons opruimproces starten:
    • De testomgeving [klantdomein-acc.embracecloud.nl] wordt opgeruimd.
    • Het opruimen van de oude intranetomgevingen wordt in gang gezet. 
      1. We laten weten dat we de oude omgevingen gaan opruimen.
      2. We zetten eerst de omgevingen een maand offline. Deze marge hebben we standaard 
      3. Pas na een maand wordt de omgeving definitief verwijderd.
• Scenario: maken al gebruik van standaard url:
  • Er wordt een tijdelijke testomgeving opgezet voor dit project: [klantdomein-acc.embracecloud.nl].
    Doel van de testomgeving is wegwijs worden en voorbereiden op definitieve update. Helaas kan deze omgeving niet ingericht worden en live gezet worden. Er moet nog een definitieve migratie plaatsvinden waarin alle recente nieuwsberichten, tijdlijnberichten en content mee gemigreerd worden naar de nieuwe omgeving.
  • Op de definitieve migratiedag wordt er een tijdelijke productieomgeving opgezet: [klantdomein-social.embracecloud.nl] om de data van jullie huidige intranet naartoe te kunnen migreren. Deze tijdelijke productieomgeving wordt eerst aan de projectgroep opgeleverd, zodat zij de puntjes op de i kunnen zetten voor lancering. Met de ICT-werkgroep stemmen we af wanneer de url omgezet moet worden naar jullie huidige url voor de lancering.
  • Het 'oude intranet' blijft nog 3 maanden in de lucht op een tijdelijke url: [klantdomein-oud.embracecloud.nl. Het 'oude intranet' is dan alleen beschikbaar gemaakt voor een kleine groep intranetbeheerders.
  • Na 3 maand (na de migratiedatum ronden we af naar de 1e van de daaropvolgende maand en rekenen dan 3 maanden) zullen we ons opruimproces starten:
    • De testomgeving [klantdomein-acc.embracecloud.nl] wordt opgeruimd.
    • Het opruimen van de 'oude intranetomgevingen' wordt in gang gezet. 
      • We laten weten dat we de oude omgevingen gaan opruimen.
      • We zetten eerst de omgevingen een maand offline. Deze marge hebben we standaard 
      • Pas na een maand wordt de omgeving definitief verwijderd.
         

Wat gaat niet mee?

• Wanneer jullie gebruik maken van gebruik maken van de inlogkoppeling 'Embrace Forms': de wachtwoorden worden niet mee gemigreerd. In verband met security regels slaan wij deze wachtwoorden niet op en kunnen daardoor niet mee gemigreerd worden naar het nieuwe intranet. Gebruikers moeten daarom hun wachtwoord opnieuw instellen via de 'wachtwoord vergeten-functie' bij het inlogscherm.

Functionaliteiten

• Inlogkoppelingen: 
  • ✅  Embrace Forms (aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord)
    Optioneel: met multi-factor-authenticatie (MFA)
  • ✅  M365
  • ✅  Hello ID
• ✅ Wanneer jullie gebruik maken van twee inlogmethodes (bijvoorbeeld omdat gastgebruikers niet inloggen via M365), dan kunnen we een keuzescherm activeren. Ook kunnen we een ip-range instellen om het keuzescherm over te slaan wanneer de gebruiker vanaf een kantoorlocatie inlogt.
• Profielsynchronisatie: 
  • ✅  Microsoft 365
  • ✅  AFAS
  • ✅  HubSpot
  • ✅  SIMkcs
• Externe koppelingen:
  • Applicatie integratie:
    • ✅  HelloID
    • ✅  Liquit
  • Service- of kwaliteistmanagement:
    • ✅  TOPdesk
    • ✅  Zenya
    • ✅  Vilans
  • Vacature integratie:
    • ✅  Yellow Yard
    • ✅  EasyCruit
    • ✅  Bullhorn Connexys
  • Zoekintegratie:
    • ✅  MY-LEX 
  • Zaaksysteem
    • ✅ Rx. Roxit

Aandachtspunten voor de update

• Werkgroep ICT: 
  • Configureren inlogkoppeling
  • Configureren profielsynchronisatie
  • Configureren externe koppelingen
• Maken jullie gebruik van de inlogkoppeling Embrace Forms (aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord)? Dan moeten jullie er rekening mee houden dat deze gebruikers hun wachtwoord opnieuw moeten instellen. Dit kun je meenemen in jullie communicatie.
• Wanneer jullie intranet een url had op jullie domein, moet de url wijziging meegenomen worden in de communicatie rond de update.
• Maken jullie gebruik van externe koppelingen? Zo ja, indien mogelijk testen we dit graag op jullie testomgeving en anders moeten we jullie goed meenemen/laten inlezen hoe de koppeling eruitziet en werkt op het nieuwe intranet.

Management (beheer) 

Zie ook de digitale rondleiding van Management, het omgevingsbeheer van Embrace: Management - Digitale rondleiding

Wat is nieuw?

• Het intranetbeheer moest op de schop. Aangezien de gebruikers nu via de identity provider beheerd worden, bestaat intranetbeheer nu uit:
  • Analytics dashboard
    Hier zie je een overzicht van de activiteiten op het intranet.
  • Social management
    Dit komt grotendeels overeen met 'omgevingsbeheer' uit het oude intranet. Hier zijn instellingen te vinden voor het intranet.
  • Users (identity provider)
    Hier kunnen alle rechten en rollen beheerd worden van gebruikers.
  • IntegrationsManagement
    Hier kunnen alle externe koppelingen geconfigureerd worden.

Hoe wordt het gemigreerd?

• Analytics
  De analytics worden niet gemigreerd. De analytics tool - die jullie gebruiken op jullie huidige intranet - wordt geactiveerd op de nieuwe omgeving om hierop de activiteiten te meten. Het 'huidige intranet' blijft nog wel ten minste 3 maand beschikbaar, zodat je de analytics daaruit kunt halen. Je kunt ook een export maken van die analytics.
• Social management
  • Gebruikersinstellingen
    • Onderhoud
      • Functionaliteit is nog niet beschikbaar in het nieuwe intranet, dus deze instellingen worden nog niet meegenomen.
    • Profieleditor
  • Groepeninstellingen
    • Onderhoud
  • Organisatie/contacten voor de telefoongids
  • Instellingen
    • Algemeen
    • Groepen en gebruikers
    • Notificaties
    • Voorgestelde zoekresultaten: 
      Deze worden letterlijk meegenomen. De links die daar ingesteld zijn, zijn harde links en die zullen na migratie niet meer werken. Deze moeten na migratie handmatig aangepast moeten worden of als ze niet meer relevant zijn, kunnen ze verwijderd worden in het huidige intranet.
    • Authenticatie
    • Privacybeleid
  • Back up
  • Uitbreidingen
    • Default profielavatar (van gebruikers/groepen) wordt niet gemigreerd, maar kan wel voor jullie klaargezet worden bij de oplevering van de testomgeving en de definitieve omgeving.
• Users
• Externe koppelingen
  • De externe koppelingen worden niet gemigreerd, de koppelingen moeten opnieuw gelegd worden op het nieuwe platform. Van sommige koppelingen kunnen we de instellingen zoveel mogelijk meenemen naar het nieuwe platform, maar bijvoorbeeld wachtwoorden (secrets) van koppelingen zijn niet inzichtelijk dus zullen we de configuratie samen opnieuw moeten leggen. Dit zal verlopen via werkgroep ICT. 

Wat gaat niet mee?

• Default headerafbeelding bij gebruikers worden niet gemigreerd, omdat er geen headerafbeelding meer is in het profiel van een gebruiker.

Functionaliteiten

• ✅ Analytics dashboards
• ✅ Intranetinstellingen kunnen (in de basis) beheerd worden.
• ✅ Rechten en rollen kunnen ingesteld worden voor gastgebruikers, interne gebruikers, redacteuren/beheerders.

Fit gap

• Documenten-instellingen: 
  • Maximale bestandsupload grootte voor bijlagen (in MB)
  • Bewaartermijn bestanden in de prullenbak (in dagen)
• De onderhoudsinstellingen van gebruikers.
  • Archiveer gastgebruikers automatisch als ze geen uitnodiging of lidmaatschap meer hebben van een actieve groep.
  • Archiveer gastgebruikers automatisch na een periode van inactiviteit.
  • Archiveer interne gebruikers automatisch na een periode van inactiviteit.
  • Verwijder gebruikers automatisch na archiveren.
• De onderhoudsinstellingen van groepen:
  • Archiveer groepen automatisch waneer het aantal groepsleden gelijk is aan of lager dan X aantal.

Aandachtspunten voor de update

• Hebben jullie 'voorgestelde zoekresultaten' ingesteld (>Beheer >Instellingen >Voorgestelde zoekresultaten). Deze moeten na migratie handmatig aangepast moeten worden of als ze niet meer relevant zijn, kunnen ze verwijderd worden in het huidige intranet.

Mobiele app

Voor meer informatie, zie: Mobiele app Social - hoe en wat