Voor organisaties die van het legacy Workspace social intranet overstappen naar Suite Social, is er een vast migratie proces. Dit proces helpt jou om de stap van oud naar nieuw te maken. Dit artikel legt je hier meer over uit en bevat de volgende secties:
- Digitale rondleiding: Klik zelf door de nieuwe Social heen!
- Uitleg video's (Knowledge/Portals)
- Migratie: Stappen naar nieuwe Social
- Praktijkvoorbeeld nieuwe Social
- Webinar: hoe wordt jouw organisatie migratie-proof
- Basis vs betaalde Plus migratie
- FAQ
Digitale rondleiding: Klik zelf door het nieuwe Social heen!
Plaatjes zijn leuk, maar nog mooier is het om zelf door het nieuwe Social heen te klikken. Via onze digitale rondleidingen kun je zelf door Social (voorkant), Knowledge (CMS), Portals (portalen-bouwer) en Management (omgevingsbeheer) klikken:
- Social - Digitale rondleiding
- Knowledge - Digitale rondleiding
- Portals - Digitale rondleiding
- Management - Digitale rondleiding
Tip: deze digitale rondleidingen zijn publiek benaderbaar en daardoor ook intern te delen met collega's zonder Zendesk account! Ben je benieuwd naar een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen oud en nieuw? Zie: Social: Belangrijkste verbeteringen en nieuwe functionaliteiten
Uitleg video's
Onze consultant Daan neemt je mee door het gloednieuwe Knowledge CMS en Portals (portalen-bouwer). Bekijk snel onderstaande video's. Je kunt ze één voor één bekijken en als een to do list afvinken.
Knowledge CMS: Welkom in Knowledge! 👋 Met het CMS van Embrace kun je artikelen maken, gerelateerde info en afbeeldingen/iconen toevoegen en samenvattingen & hoofdartikelen beheren.
Portals: Welkom in Portals! 👋 Met de portalen-bouwer van Embrace kun je nieuwsberichten maken, dashboard(s) inrichten, het menu beheren, segmenten aanmaken en widgets configureren.
Overzicht alle uitleg video's: Social - Uitleg video's
Migratie: Stappen naar nieuwe Social
We hebben een vast stappenplan om de migraties in goede banen te leiden:
Praktijkvoorbeeld nieuwe Embrace Social
Inmiddels hebben een steeds grotere groep organisaties de stap van oud naar nieuw gemaakt op basis van bovenstaande stappenplan. Ben je benieuwd naar een praktijkvoorbeeld? Lees dan op de gebruikersgroep hoe Waterschap Zuiderzeeland dit heeft gedaan (en hoe het er uit ziet): https://gebruikersgroep.embracecloud.nl/social/dashboard/nieuws/Nieuwsdetail/klantcase-waterschap-zuiderzeeland
Webinar: Hoe wordt jouw organisatie migratie-proof
Basis vs Migratie Plus
Er zijn twee opties om de stap van het oude Workspace naar het nieuwe Social te zetten. De kosteloze basis migratie, en de betaalde Plus migratie. Om flexibel om te kunnen gaan met jullie situatie, bieden we beide migratiepaden aan. Hieronder lees je de primaire verschillen tussen de twee opties.
De basis migratie is op basis van een standaard proces. Uitgevoerd door ons migratieteam, met e-learnings en webinars. Hierbij ben je volledig afhankelijk van de beschikbaarheid van het migratie team. Daarbij is de scope "as-is", we zetten je omgeving 1 op 1 over, maar nemen je niet mee in de nieuwe mogelijkheden van het nieuwe Embrace Social. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor het verkennen en toepassen van de nieuwe mogelijkheden.
Na het uitvoeren van 75+ migraties hebben we feedback verzameld van onze klanten. Niet elke organisatie is hetzelfde, en heeft andere wensen en behoeften. Uit ervaring blijkt dat het gaat lukken om met de basis migratie van A naar B te komen, maar wellicht niet met de aandacht en snelheid die je van Embrace gewend bent. Klanten gaven aan behoefte te hebben aan meer (persoonlijke) aandacht, beschikbaarheid en projectmanagement vanuit Embrace. Om deze reden introduceren we de Migratie Plus, als aanvulling op het gratis proces.
In de Plus variant pakken we het projectmatiger aan, inclusief getekend projectplan en decharge. Het verschil zit in de manier waarop we samenwerken, de mate van begeleiding en de ruimte voor optimalisatie. We bieden meer individuele aandacht met klantspecifieke trainingen en meer beschikbaarheid van een consultant. Meer maatwerk en snelheid. Wil je zeker weten dat het project goed gemanaget wordt, kies dan voor de Migratie Plus variant. Zo zorgen we samen voor een efficiënte overstap én optimaal gebruik van alle nieuwe functionaliteiten.
De verschillen op een rijtje:
| Onderdeel | Basis migratie (kosteloos) | Plus migratie (betaald) |
| 1. Voorafgaande check | Intake door migratieteam | Projectplan en intake met consultant |
| 1.2 Kennismaking/aanpak | Door migratieteam, standaard proces op basis van "goed vertrouwen" | Door consultant/projectleider, inclusief getekend projectplan |
| 2.1 Testomgeving | Standaard oplevering zonder begeleiding. Bijna volledige migratie van alle content. Deel zelf handmatig overzetten. | + Extra ondersteuning door consultant/projectleider, wie adviseert over zo efficiënt mogelijk content migreren. |
| 2.2 Ondersteuning en inrichting | E-learning en maandelijkse groepstrainingen (webinar) | + Klantspecifieke trainingen door consultant/projectleider |
| 2.3 Begeleiding/vragen | Via tickets (beantwoording support / migratie team) | + Centraal aanspreekpunt: consultant/projectleider |
| 3. GO/NO-GO moment | Door migratieteam | Door consultant/projectleider |
| 4. Livegang | Standaard oplevering zonder begeleiding | Live support/beschikbaarheid van consultant/projectleider |
| 5. Afronding (nazorg) | Via tickets (beantwoording support / migratie team) | + Centraal aanspreekpunt: consultant/projectleider, inclusief getekende evaluatie |
| Doorlooptijd | ± 3 maanden | ± 6 weken |
| Kosten | € 0,- |
€ 4.000 - € 6.000 |
| Scope | "As-is" over, geen aandacht voor nieuwe functionaliteiten |
Haal alles uit de nieuwe functionaliteiten van Social |
| Planning | Op basis van beschikbaarheid migratie team |
Afhankelijk van capaciteit vanuit beide kanten en in overleg met je accountmanager |
Kies voor:
-
Basis als:
- Interne capaciteit beschikbaar hebt om zelf het project te trekken
- Flexibel bent qua planning
- Zelf aan de slag kunt met e-learnings en webinars
- Je op basis van "goed vertrouwen" van A naar B wilt komen zonder formele vastleggen
- Je relatief weinig gebruikers hebt of een weinig complexe omgeving (zonder veel integraties of add-ons als Multi-Label)
- Je geen budget beschikbaar hebt voor de doorontwikkeling van het social intranet
- Als "as-is" over gaan voldoende is, en er geen directe behoefte voor verbetering of doorontwikkeling van het intranet
-
Plus als:
- De migratie snel, strak gepland en met begeleiding wil uitvoeren
- Je een duidelijk projectplan en getekende evaluatie wilt (met gedeelde verantwoordelijkheid)
- Je persoonlijke en individuele trainingen wil die volledig zijn afgestemd op jou klantsituatie
- Je veel gebruikers hebt of een complexe omgeving (met veel integraties of add-ons als Multi-Label)
- Je budget beschikbaar hebt voor de doorontwikkeling van het social intranet
- Je alles uit het nieuwe Social wil halen, en gebruik wilt maken van nieuwe functionaliteiten als Workflows, Smartlabels en de Portalen-bouwer (zie overzicht nieuwe functionaliteiten)
FAQ
Wat kost de upgrade naar het nieuwe Social?
Er is een gratis en betaalde variant beschikbaar. Neem contact op met je accountmanager over de kosten. Het kost jullie ook wat interne capaciteit en planning, zie hiervoor de volgende vragen.
Daarnaast bevat het nieuwe Social veel nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden om je gebruikers nog beter te bedienen. Om hier het maximale uit te halen, adviseren we altijd additionele consultancy ondersteuning af te nemen - zeker bij complexere/grote organisaties, of als jullie zelf minder capaciteit beschikbaar hebben. Dit is niet verplicht.
Wat moet ik van te voren geregeld hebben?
✅ Je omgeving gaat mee in de automatische updates (Unibranch)
Jouw omgeving moet op de laatste versie draaien. Doe je al mee met de Unibranch-updates? Zo ja, dan hoef je niets te doen. Zo nee, meld je aan via: Updates - Embrace Unibranch
✅ Je hebt de nieuwe verwerkersovereenkomst getekend
Om een wat technisch verhaal kort te maken: op je omgeving moeten Microsoft Azure Blobstorage en Elasticsearch geactiveerd zijn. Azure Blobstorage is een snellere manier van dataopslag in de Microsoft Cloud. Hiermee kun je rekenen op betere ondersteuning voor grotere bestanden, zoals video. Elasticsearch is een moderne, snellere SaaS-zoekmachine. Omdat dit nieuwe subverwerkers zijn, sluiten we een nieuwe verwerkersovereenkomst met je af. Als je deze nog niet getekend hebt, kun je dat hier doen. Heb je vragen? Stel ze via contracten@embracecloud.nl
✅ Je hebt je Umbraco CMS content opgeschoond en gereed gemaakt voor het nieuwe CMS
Dit is niet een verplichte en kan uiteraard ook tijdens het migratie traject, maar je doet er goed aan om alvast je content zo veel mogelijk op te schonen. Klik hier voor meer informatie.
Wie heb ik nodig en hoe veel tijd kost dit?
Dit verschilt per organisatie, het hoeft niet veel tijd te kosten. Bespreek dit ook vooral met je accountmanager van Embrace. De volgende personen heb je in ieder geval nodig:
- Content: gemiddeld 1 á 2 werkdag(en) per week bezig gedurende het traject tot ca. 2 weken na livegang
- Communicatie: maximaal 1 werkdag - dit is enkel de communicatie rondom livegang
- Techniek: maximaal 1 werkdag
Voor specifieke acties voor de verschillende werkgroepen, zie de Gebruikersgroep: https://gebruikersgroep.embracecloud.nl/social/groups/U29jaWFsR3JvdXA6OWQxMmI0ZjgtOWYzNy00MDk5LWI3YWUtNjNhNTE4MDhmYTA5/pages
Hoe zien de acties eruit per werkgroep?
-> Migratiegroep ICT
-> Migratiegroep Content
-> Migratiegroep Communicatie
Ik wil aan de slag! Wanneer en hoe kunnen we starten?
De looptijd van het proces is maximaal 6 weken. Het is aan jullie wanneer jullie dit proces kunnen beginnen. Stuur een mail naar jouw accountmanager en we plannen de migratie in (mits jullie omgeving hier technisch klaar voor is)! Weet je even niet wie dit is? Stuur dan een mail naar binnendienst@embracecloud.nl
Hoe kan ik content alvast opschonen om sneller te migreren van Umbraco > Nieuw CMS?