Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Migratie: Stappen naar nieuwe Social (FAQ)

  • Bijgewerkt

Voor organisaties die van het legacy Workspace social intranet overstappen naar Suite Social, is er een vast migratie proces. Dit proces helpt jou om kosteloos de stap van oud naar nieuw te maken. Dit artikel legt je hier meer over uit en bevat de volgende secties:

Digitale rondleiding: Klik zelf door het nieuwe Social heen!  

Plaatjes zijn leuk, maar nog mooier is het om zelf door het nieuwe Social heen te klikken. Via onze digitale rondleidingen kun je zelf door Social (voorkant) en Knowledge (CMS) en Management (omgevingsbeheer) klikken: 

Tip: deze digitale rondleidingen zijn publiek benaderbaar en daardoor ook intern te delen met collega's zonder Zendesk account! Ben je benieuwd naar een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen oud en nieuw? Zie: Social: Belangrijkste verbeteringen en nieuwe functionaliteiten

 

Migratie: Stappen naar nieuwe Social 

We hebben een vast stappenplan om de migraties in goede banen te leiden:

Stappen naar nieuwe social.jpg

 

Praktijkvoorbeeld nieuwe Embrace Social 

Inmiddels hebben een steeds grotere groep organisaties de stap van oud naar nieuw gemaakt op basis van bovenstaande stappenplan. Ben je benieuwd naar een praktijkvoorbeeld? Lees dan op de gebruikersgroep hoe Waterschap Zuiderzeeland dit heeft gedaan (en hoe het er uit ziet): https://gebruikersgroep.embracecloud.nl/social/dashboard/nieuws/Nieuwsdetail/klantcase-waterschap-zuiderzeeland 

 

FAQ

Wat kost de migratie naar het nieuwe Social?

Dit is kosteloos! Het kost jullie wel wat interne capaciteit, zie hiervoor de volgende vragen. 

 

Wat moet ik van te voren geregeld hebben?

✅ Je omgeving gaat mee in de automatische updates (Unibranch)
Jouw omgeving moet op de laatste versie draaien. Doe je al mee met de Unibranch-updates? Zo ja, dan hoef je niets te doen. Zo nee, meld je aan via: Updates - Embrace Unibranch

 

✅ Je hebt de nieuwe verwerkersovereenkomst getekend 
Om een wat technisch verhaal kort te maken: op je omgeving moeten Microsoft Azure Blobstorage en Elasticsearch geactiveerd zijn. Azure Blobstorage is een snellere manier van dataopslag in de Microsoft Cloud. Hiermee kun je rekenen op betere ondersteuning voor grotere bestanden, zoals video. Elasticsearch is een moderne, snellere SaaS-zoekmachine. Omdat dit nieuwe subverwerkers zijn, sluiten we een nieuwe verwerkersovereenkomst met je af. Als je deze nog niet getekend hebt, kun je dat hier doen. Heb je vragen? Stel ze via contracten@embracecloud.nl 

 

✅ Je hebt je Umbraco CMS content opgeschoond en gereed gemaakt voor het nieuwe CMS

Dit is niet een verplichte en kan uiteraard ook tijdens het migratie traject, maar je doet er goed aan om alvast je content zo veel mogelijk op te schonen. Klik hier voor meer informatie. 

 

 

Wie heb ik nodig en hoe veel tijd kost dit? 

Dit verschilt per organisatie, het hoeft niet veel tijd te kosten. Bespreek dit ook vooral met je accountmanager van Embrace. De volgende personen heb je in ieder geval nodig: 

  • Content: gemiddeld 1 á 2 werkdag per week bezig gedurende het traject tot ca. 2 weken na livegang
  • Communicatie: maximaal 1 werkdag - dit is enkel de communicatie rondom livegang
  • Techniek: maximaal 1 werkdag 

Voor specifieke acties voor de verschillende werkgroepen, zie de Gebruikersgroep: https://gebruikersgroep.embracecloud.nl/social/groups/U29jaWFsR3JvdXA6OWQxMmI0ZjgtOWYzNy00MDk5LWI3YWUtNjNhNTE4MDhmYTA5/pages 

 

Hoe zien de acties eruit per werkgroep?
-> Migratiegroep ICT 
-> Migratiegroep Content
-> Migratiegroep Communicatie

Wanneer zouden we kunnen beginnen?

De looptijd van het proces is maximaal 2 maanden. Het is aan jullie wanneer jullie dit proces kunnen beginnen. We hopen zo snel mogelijk, omdat je dan gelijk gebruikt kunt maken van alle mooie nieuwe functionaliteiten die het nieuwe social te bieden heeft. Als jullie omgeving er technisch klaar voor is, kunnen bij wijze van deze week nog starten met een check en eerste gesprek! :-)

 

Waarom de nieuwe URL op jullie domein?

Met de migratie gaan jullie over van hosted naar multi-tenant SaaS. Een voordeel hiervan is dat we gemakkelijker en sneller omgevingen kunnen updaten, iedereen op dezelfde versie zit en we meer tijd kunnen besteden aan doorontwikkeling van ons product. Bij het opzetten van de omgevingen hanteren we een standaard format van de url en op ons domein. Dit is gebruikelijk bij multi-tenant SaaS producten. We hebben ons product hier ook op ingericht, zoals bv. het verzenden van mailnotificaties en het herkennen van favicons bij externe links etc. Tijdens de implementatie van Embrace intranet stuurden we al aan op de standaard url, maar was het bij uitzondering nog mogelijk om een eigen url te gebruiken. Nu liggen de mogelijkheden anders.

Redirect mogelijk?
In principe is het mogelijk, maar we adviseren het niet. Er zijn namelijk een aantal zaken waar we rekening mee moeten houden.

1) We willen de ‘oude omgeving’ tijdelijk in de lucht houden voor een aantal beheerders, zodat ze indien nodig nog bij het oude intranet kunnen. Dit zouden we natuurlijk ook weer op kunnen lossen door deze omgeving op een andere url te zetten, maar dit is ook niet ideaal. Er gaan dan ook zaken omvallen op dit platform (bv interne linkjes) en het is ook weer een extra actie voor jullie ICT en ons.
2) Bij een redirect wordt de oude url alleen maar een extra ingang naar de nieuwe url. Wanneer medewerkers vervolgens op het platform zitten, zien ze de nieuwe url in de adresbalk. Dit kan verwarrend zijn. Daarnaast moet in de app de url van het intranet ingevoerd worden. Dan werkt alleen de nieuwe url en niet de redirect. 

 

Hoe meld ik mij aan voor de migratie?

Heel simpel: stuur een mail naar jouw accountmanager en we plannen de migratie in (mits jullie omgeving hier technisch klaar voor is)! Weet je even niet wie dit is? Stuur dan een mail naar binnendienst@embracecloud.nl 

 

Hoe kan ik content alvast opschonen om sneller te migreren van Umbraco > Nieuw CMS?

Scherm­afbeelding 2024-07-10 om 20.17.37.png