Dit artikel geeft een goed beeld van het verschil tussen het legacy Workspace intranet en het nieuwe Embrace Social (Suite). We benoemen enkel de highlights: door het hele product zitten ontelbare verbeteringen en optimalisaties, maar we benoemen hier enkel de belangrijkste nieuwe functionaliteiten. Wil je ook kosteloos de stap naar het nieuwe Embrace Social maken? Bekijk dan dit artikel: Migratie: Stappen naar nieuwe Social (FAQ)
Dit artikel bestaat uit de volgende secties:
- Algemeen
- Social
- Knowledge (CMS)
- Portals
- Microsoft 365
- Digitale toegankelijkheid & Privacy (AVG)
- Roadmap
- Releasenotes
Algemeen
Introductie en digitale rondleiding
We zijn heel trots op waar we nu staan en kunnen niet wachten tot je ons nieuwe Embrace in gebruik neemt. Een verandering als deze gaat niet over één nacht ijs. Wij zijn al jaren bezig om het nieuwe intranet te bouwen. Ons belangrijkste doel: snelheid maken! Nou voelt “jaren bezig” en “snelheid maken” misschien een beetje tegenstrijdig, maar hoor ons even aan.
Het Embrace zoals jullie het kennen is een platform waar we ook trots op kunnen zijn. Meer dan 400 klanten maken naar tevredenheid gebruik van het platform. Het is er al 10 jaar en staat als een huis. Maar die 10 jaar eisen ook hun tol; we zijn minder wendbaar dan we willen. Dat heeft allerlei redenen: we maken geen gebruik van de nieuwste technieken, het platform is zover uitgebouwd dat nieuwe uitbreidingen meer tijd kosten en we hebben een sterke afhankelijkheid van Umbraco, dat we gebruiken als CMS en voor widgetbeheer.
De afgelopen jaren hebben we gestoken in het helemaal opnieuw uitdenken van onze architectuur en het opnieuw opbouwen van ons sociale intranet. Met een eigen CMS, op basis van de modernste technieken en met een releaseproces waarmee we voortdurend verbeteringen en uitbreidingen zullen doorvoeren. Op tempo dus! En daar ga jij zo de vruchten van plukken.
Plaatjes zijn leuk, maar nog mooier is het om zelf door de nieuwe Social heen te klikken. Via onze digitale rondleidingen kun je zelf door Social (voorkant), Knowledge (CMS), Management (omgevingsbeheer) en Portals (portalen-bouwer en thema-editor) klikken:
- Social - Digitale rondleiding
- Knowledge - Digitale rondleiding
- Management - Digitale rondleiding
- Portals - Digitale rondleiding
Deze digitale rondleidingen zijn publiek benaderbaar en daardoor ook intern te delen met collega's zonder Zendesk!
Mobiele App
Ook de Embrace native app (voor iOS en Android) is volledig opnieuw opgebouwd. Nieuwe techniek, design en meer functionaliteiten. Zo hebben we een van de meest gehoorde gebruikerswensen toegevoegd: nieuws op startpagina van de app. Klik hier om zelf door de Social app heen te klikken!
AI Assistent
Benieuwd hoe de AI assistent je werkdag makkelijker maakt en helpt om nog sneller van vraag naar antwoord te gaan? Zowel voor eindgebruikers als voor redacteuren van de kennisbank? Bekijk dan deze pagina: AI Assistent Social - hoe en wat
HelpCenter en e-learning
Bij Embrace geloven we in volledige zelfredzaamheid van gebruikers. Dit helpt jouw organisatie omdat je minder vragen ontvangt van medewerkers over het gebruik van Embrace, en helpt ons om minder vragen van redacteuren en beheerders te beantwoorden over het inrichten van onze software. Win-win! HelpCenter en e-learnings zijn beschikbaar voor alle producten, van Embrace Social tot Embrace Customers en van het Knowledge CMS tot het Management omgevingsbeheer. Functionaliteiten:
✅ Speel interactieve e-learnings en andere instructievideo’s direct af in de software
✅ Direct toegang tot andere (support)bronnen zoals gebruikersgroep en documentatie
✅ Voeg zelf hulpmiddelen toe en maak HelpCenter volledig op maat voor jouw organisatie
✅ Ondersteunt interactieve digitale rondleidingen, YouTube, Stream, Vimeo en meer
✅ Inclusief notificaties
Social
Tijdlijn
De tijdlijn is nog meer social geworden! Maak je berichten op met dikgedrukte of cursieve tekst, bulletpoints en meer. Naast likes kun je nu ook reageren met hartjes, huilen of lachende emoji's. Over emoji's gesproken, die zijn net als GIFs nu een stuk makkelijker toe te voegen aan bericht. Of markeer een bericht als hoera (jubileum, verjaardag, mijlpaal), poll, vraag of aankondiging. Dit allemaal is nu ook een stuk beter te filteren. Wil je alleen de noodzakelijke berichten? Gebruik dan het focus filter. Wil je hier zelf eens rustig doorheen klikken? Bekijk dan hier de interactieve digitale rondleiding!
Documenten
Deze compleet nieuwe functionaliteit bied je een overzicht van al je relevante documenten: bestanden uit Embrace groepen (waarbij je ook een aantal groepen kunt vastpinnen!), SharePoint Online en OneDrive komen samen in één mooi overzicht die direct vanuit de zijbalk is te benaderen. Uiteraard zijn fan-favorieten zoals de file-previewer en het samen bewerken vanuit Office Online nog steeds van de partij. Bekijk snel de digitale rondleiding voor meer informatie!
Contacten
Het smoelenboek en de telefoongids zijn samengevoegd in het nieuwe contacten overzicht. Zoek in deze wie-is-wie niet alleen meer personen, maar ook organisaties, locaties en afdelingen. Hiermee is het een stuk makkelijker geworden om contactgegevens, of het nou van een mens of gebouw is, te vinden. Bekijk snel de interactieve digitale rondleiding!
Knowledge (CMS)
Vernieuwd CMS
Umbraco CMS out, Embrace Knowledge in! We liepen tegen de randen van doorontwikkeling van het Umbraco CMS aan en hebben daarom gekozen voor een geïntegreerd eigen CMS. Dit kan meer en is veiliger. Redacteuren hoeven niet meer met een aparte inlog van omgeving te wisselen en ontvangen als gevolg nu ook notificaties (bijvoorbeeld bij een revisie datum) gewoon via het notificatiecentrum! Knowledge staat voor krachtige kennisontsluiting en vertaalt zich concreet door in mooie tools om de kwaliteit van jouw content nog beter te maken: denk aan snel kunnen wisselen tussen A-Z overzicht / categorie in de kennisbank (zie ook digitale rondleiding), conversations, smartlabels en meer.
AAVA Content
Een kennisbank is nooit klaar. Informatie veroudert, en meestal merk je dat pas als iemand erover struikelt. Of erger: als de chatbot een verouderd antwoord geeft.
Met AAVA Content houd je je content op orde zonder dat het een project wordt. Het content dashboard geeft elk artikel, onderwerp en Conversation een eigenaar en een reviewdeadline, en herinnert die eigenaar automatisch. De feedbackmodule laat je lezers melden wat er misgaat, en dat landt als taak bij de redacteur. Smartlabels leggen gegevens als openingstijden één keer vast, zodat je ze op één plek wijzigt en ze overal meteen kloppen. En het Help Center richt je zelf in met e-learnings en instructies.
Op de roadmap staan twee AI-functies: automatische samenvattingen bij nieuws en artikelen, en tekstverbetering die een leesbaarder alternatief voorstelt. Voorstellen, geen automatische wijzigingen: niets gaat live zonder jouw akkoord. Voor meer informatie, zie: AAVA Content
Workflows (Conversations)
Benieuwd hoe je workflows, formulieren FAQ's kunt inzetten om je interne digitale dienstverlening te verbeteren en processen te automatiseren? Bekijk dan snel de digitale rondleiding van Embrace Conversations door hier te klikken.
Portals
Rol-gebaseerde Dashboards: portalen-bouwer & Thema's
De nieuwe techniek en infrastructuur van Social maakt het mogelijk om veel flexibeler om te gaan met de opbouw van het platform. Dit doe je met Portals. Waar eerst de tijdlijn bijvoorbeeld altijd vast aan de linkerzijde stond, kun je die nu overal op de startpagina een plek geven. Je zou hem zelfs helemaal kunnen verwijderen! Je gebruikt dus standaard software, maar maakt de dashboards helemaal op maat. En het mooiste: dit kun je helemaal zelf in eigen beheer doen! En we gaan nog een stap verder: met de thema-editor kun je ook de huisstijl (kleuren, logo) altijd zelf aanpassen!
Met deze portalen bouwer kun je nu allerlei soorten dashboards bouwen, denk aan:
- Rol-gebaseerde dashboards (op basis van persona's, locatie, etc.)
- Multi-label (verschillende huisstijlen/organisaties op één platform)
- Vrijwilligersportaal (met andere content, opbouw pagina, widgets, etc.)
- Onboarding portaal (idem)
- Narrowcasting dashboards (schermen met alleen nieuws, vacatures of KPI's)
Meer weten? Lees dan hier wat voor soorten portalen je kunt maken en hier hoe je persona's in kunt zetten om super persoonlijke rol-gebaseerde dashboards in te richten voor jouw organisatie.
Applicatie Launcher (Embrace, Liquit, HelloID)
Met de nieuwe applicatie-launcher (add-on) kun je, naast de standaard applicatie widget, een veel beter overzicht bieden van al je apps. Dit kan op zowel desktop als in de mobiele app! Toon snel een overzicht van je recent gebruikte applicaties, alle applicaties en doorzoek deze direct. We voegen categorieën en vastgezette (pinned) apps toe. Wil je dit nog meer personaliseren en automatiseren? Voeg dan de Liquit of HelloID integratie toe aan de app launcher, deze techniek hadden we in oude Social ook beschikbaar, maar is nu nog krachtiger geworden! Bekijk hier digitale rondleiding!
Widget Store & Nieuwe Widgets
Widgets, die mooie blokken met applicaties en informatie om de startpagina te vullen én persoonlijk te maken, zijn ook beter geworden. Elke widget is een beetje mooier en functioneler geworden. Ook hebben we het toevoegen van een widget een stuk makkelijker gemaakt: met de nieuwe widget store heb je een veel beter overzicht van wat voor (soort) widgets je toe kunt voegen. Klik hier voor een digitale rondleiding door de widget store. Last but not least, hier een overzicht van nieuwe widgets:
- iFrame/Embed (externe bronnen): iFrame embed widget
- QR-code
- Notities
- Microsoft 365 widgets - klik hier voor meer informatie!
- Microsoft To Do (nieuw)
- Microsoft Outlook E-mail (nu als losse widget)
- Microsoft Outlook Agenda (nu als losse widget)
- Voor volledig overzicht widgets, zie: Widgets - Widgetbibliotheek
Microsoft 365 (add-on)
SharePoint Online
We hebben de SharePoint Online integratie, waarbij je documenten in SharePoint 1 op 1 koppelt aan documenten in Embrace groepen, een stuk krachtiger gemaakt. SharePoint Online is nu:
- Prominent onderdeel van het nieuwe documentenoverzicht
- Als hybride-variant in te zetten
Die tweede vereist wat meer toelichting: voorheen was het alleen mogelijk om ALLE Embrace groepen aan SharePoint te koppelen. Dat betekende dat als iemand een fietsgroep in Social aanmaakte, er onderwater ook direct een SharePoint map aangemaakt werd. Dit zorgde voor vervuiling. Om deze reden kozen veel organisaties om niet SharePoint aan Embrace te koppelen. Met deze hybride-variant is dit opgelost: je kunt nu per groep kiezen of je deze wel of niet aan een SharePoint groep koppelt!
Microsoft Widgets
We hebben meer Microsoft widgets toegevoegd en bestaande widgets geoptimaliseerd. Een digitale rondleiding door alle Microsoft integraties is hier te vinden. Vanuit Microsoft 365 heb je nu de volgende widgets beschikbaar:
- Outlook Agenda (voor op startpagina)
- Outlook Agenda (voor in profielen) [nieuw!]
- Outlook Mail
- Microsoft To-Do [nieuw!]
- Microsoft Teams
- Microsoft PowerBI widget [via iFrame widget, nieuw!]
Microsoft PowerBI & Microsoft Forms
Embed Microsoft PowerBI dashboards nu direct in Embrace Social. Toon bijvoorbeeld KPI's over HR of sales data direct in jullie social intranet. Of toon statistieken vanuit Social Analytics Pro ook aan de voorkant van jullie platform!
Tot slot is het nu mogelijk om formulieren vanuit Microsoft 365 in Social te embedden. Dit geeft je naast de formulieren-editor in Conversations nog een extra optie om Umbraco forms te vervangen.
Digitale toegankelijkheid & Privacy (AVG)
Ook op het gebied van AVG & digitale toegankelijkheid zijn er stappen gezet. Zo zijn er meer keuzes te maken op het gebied van visuele beperkingen. Met de volledig nieuwe privacy-functionaliteit kun je als gebruiker ook veel beter aangeven wie wel en niet bij je persoonlijke gegevens mogen. Bekijk ook vooral even de digitale rondleiding!
Roadmap
Uiteraard zijn we niet uitontwikkeld! We hebben nog mooie functionaliteiten op de planning. Deze vatten we samen in een roadmap. Je kunt de roadmap raadplegen op de Gebruikersgroep: https://gebruikersgroep.embracecloud.nl/social/dashboard/Kennisbank/Knowledge-artikel/ontwikkelroadmap-embrace-intranet
Releasenotes
Wil je op de hoogte blijven van wat we de komende periode nog meer toevoegen en verbeteren? Check dan onze nieuwe releasenotes! Je vindt ze hier: https://support.embracecloud.nl/hc/nl/articles/33615320817426-Release-notes